Makaleler

ERP Projelerini Yönetmek;

Yıllar içinde, teoride ve pratikte tecrübelerime dayanarak, sektör ve firmaların yapısına göre değişen  erp proje yönetiminde önemli olduğunu düşündüğüm bazı başlıklardan bahsetmek istiyorum.

Öncelikle proje başarısını ölçmek nedir ile başlamak uygun olacaktır.

Herkesin bildiği gibi Kalite, Maliyet ve Zaman üçlüsünün plana uygunluğu , proje başarısının en önemli göstergesidir.  Ancak her firma,  bu  üç kriterde aynı anda başarı sağlayamamaktadır.  Bunun sonucu olarak hedeflere uyum için uygun bir yaklaşımın belirlenmesi doğru bir başlangıç olacaktır.

ERP Kurulumlarına başlamadan önce ,her ne kadar sponsor olarak belirlenen yöneticilere ve fonksiyonel yöneticilere iş süreçlerinin öneminden bahsedilse ve  gerekliliğine vurgu yapılsa da, saha da bu durum karşılık  bulamayabilir.

Proje yönetiminde, çevik(agile) yaklaşım gün geçtikte önem kazanmaktadır. Çevik proje yönetiminin özü, duruma ve koşula uyum sağlamak olarak belirtilir. Çevik yönetim uyum sağlamayı, zihniyet değişimi yaratarak ve sistemleri sürekli iyileştirme yaklaşımıyla şekillendirerek sağlamaktadır. Gereksinimlerin net olmadığı, belirsizliğin ve riskin yüksek olduğu durumlarda, Çevik yönetim tercih edilebilir. Termin ve süreçlerin net olduğu, daha önce kendini ispat etmiş süreçleri içeren durumlarda ise, Waterfall yöntemi kullanmak daha kabul gören bir yaklaşım olmaktadır.

Kurumsallaşma yolundaki firmaların yapıları gereği aslında benimsemesi gereken yaklaşımın çevik yaklaşıma daha yatkın oldukları söylenebilir. Eğer ,iş süreçleri sistem kurulum öncesi ele alınmamış ise, Çevik yaklaşımı benimsenerek ERP kurulum sürecinizi başarılı ve verimli olarak gerçekleştirebilirsiniz.

İş süreçlerinin kısmen var olduğu veya fiili olarak uygulanamadığı sıklıkla gözlemlenmektedir. Personel eksikliği, bütçe kısıtı gibi sebeplerle ERP dönüşüm projelerinin en başta belirlenmiş kapsamı devreye almakta zorlanmalar yaşanabilmektedir.

Peki bu durumda ne yapmak gerekiyor?

Proje plan çalışmaları aşamasında iken;  kısıt, kapsam ve risklerini yeterince belirleyemediğimizi varsayarsak, belirsizliği farkettiğiniz an yapılacak ilk adım;kapsamı yeniden gözden geçirmektir.

Kapsam gereği ya yaklaşım değişimi ,örnek olarak projenin çıktısı olan iş süreçlerini  yinelemeli teslimatlar şeklinde parçalara bölerek ya da ihtiyaca göre yönetim ile süreçlerin değişebilirliği üzerinde anlaşarak iş sürecini yeniden tanımlamak ve devreye alacağınız modülleri ve zaman takvimini yeniden düzenlemek olmalıdır.

Unutmamak gerekir ki, yapılacak değişiklikler zaman ve bütçe planında kayıplara sebep olacaktır.  Değişikliğin yönetimini sağlamak için mutlaka, üst yönetim ile işbirliği yapılmak ve projenin ilerleyişini periyodik olarak bilgilendirmek önem kazanmaktadır.  İş süreçlerinin standart olarak kabul gören yapısı baz alınarak, organizasyonel yapıya uygun olup olmadığınının belirlenmesi, firmanın pek çok karar almasını gerektirecektir. Bu kararlaların sağlıklı bir şekilde alınması projenizi verimli bir şekilde yönetebilmeniz için önemlidir.

 

Bu bölüme kadar belirttiğim kısım, üst yönetim ile nasıl ilerlenmesi gerektiğine yönelik idi.

Diğer tarafa da bakacak olursak, kurumlarda operasyonel işlerimizi gerçekleştiren paydaşlarımız bulunmaktadır (Alışkanlıklarını değiştirdiğimiz, yapamama endişesi taşıyan ya da kendilerine iş yükü gelmesini istemeyen, kendi rutininde rahat edenler)  Etkin bir paydaş yönetim planı ile paydaşlarımızı direnenler(pasif,aktif), destekleyenler, ilgisizler vb. şeklinde sınıflandırarak, her bir paydaş sınıfının davranış ve iletişim yollarını ve hatta iletişime kapalı olup olmadığını tespit etmek, projenizden optimum verim almanızı sağlayacaktır.

Aslında her değişiklik kendi direncini oluşturur. İnsanlara kendi konfor alanlarından çıkmaları için yeterli motivasyonu vermek de proje yöneticisinin görevleri arasında olmalıdır.

Dolayısıyla,etkin bir proje ve süreç yönetimi için iletişim yönetimi önemlidir. Bunun için yapmanız gereken; her bir kişiyle ilgilenmektir. Değişikliğin faydasını ,ne kazanacaklarını , ne kaybedeceklerini açık açık konuşabilmek ve olabildiğince fazla kişiyi projeye dahil etmektir. Fikirlerinin önemli olduğunu paydaşlara anlatmak ve geri bildirimlerini istemek, onların da sisteme katkıda bulunduklarını bilmelerini sağlayarak motive olmalarını destekleyecektir.

Sonuç olarak,Proje sürecimizi, yönetim ve operasyonel paydaşlar olarak  iki yönlü değerlendirdiğimizde, operasyonel işlerin yürütülmesinin hızlı bir şekilde devreye alınması, yönetimin değişiklikler ile ilgili hızlı karar vermesine bağlıdır. Proje yönetimi çerçevesinde termin tarihine göre ilerlemek yerine, çevik yaklaşımla değer ve çıktı odaklı olarak ilerlemek daha etkin sonuçlar elde edilmesini sağlayabilecektir.

ERP dönüşüm projelerini daha çevik ve etkin yönetmeniz dileğiyle…

                                                                                                 Filiz Yılmaz

Kurumsal Bilgi Sistemleri Yöneticisi

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Post comment