Makaleler

Şirketlerin çalışan verimliliği açısından dikkate alması gereken önemli noktalardan biri izin yönetiminde yapacağı uygulamalardır. İyi bir planlama ve güçlü bir takip mekanizması ile çalışanlara anlık ve güncel bilgiler sunabilme ihtiyacı doğmaktadır. İzin verileri bireysel takip edilebilen kayıtlar olmasına karşın kontrol mekanizmasının bireye bağlı olmaması gereken işlemleri kapsamaktadır. Bu anlamda dijital ortamda bu operasyonların yürütülmesi şirketlere daha fazla avantaj sağlamaktadır.

Birçok kurumda izin işlemlerinin yönetiminde izin formu doldurulması ve amirlerin ıslak imzalı onayı sonrasında İnsan Kaynakları departmanları tarafından bu formların işlenmesi ve şirket içi izin yönetmeliğinde belirlenen kurallara uygunluğu, izin süre bilgisinin doğruluğu vb. kontroller manuel takiple yapılmaktadır. Çeşitli izin kayıtlarındaki talep ve takip süreçlerinin manuel yapılması kişiye bağlı süreç yönetimi nedeniyle kuralların takibinde hatalara sebep olabilecek durumlar ortaya çıkaracaktır.

İzin yönetimi içeriğinde günlük dikkat ve takip gerektiren detayları barındırmaktadır. Örneğin; personelin şirketinde çalışma dönemleri, dönemsellik arz eden veya sona ermiş bir iş akdi sonrasında tekrar başlayabilen bir fazla parçalı istihdam dönemleri ve ara verme kayıtlarının yer aldığı durumlar ile yekpare istihdam dönemleri birçok şirketin çalışanlarında gerçekleşen senaryolardır. Bu senaryolarda İnsan Kaynakları departmanlarının özellikle parçalı veya dönemsel olan çalışmalarda izin hakkedişlerinin hesaplanması noktasında belirli bir mesai harcaması gerekir. Buna göre İnsan Kaynakları Departmanlarında her seferinde zaman ayırarak yıllık izin hakkedişler gibi günlük değişebilen raporlamaları bin bir zahmetle takip edilmiş olur. Ancak birçok verinin ışık hızında değiştiği, içinde bulunduğumuz dijital çağda bu verilere anlık ve güncel olarak ulaşılabilmesi gerek yöneticiler gerekse çalışanlar için önem kazanmaktadır.

İşletmelerin izin yönetiminde karşılaştığı sorunlar dikkate alındığında bu konularda yazılımların sunacağı çözümler önem kazanmaktadır. En çok dikkat edilmesi gereken konular; kanuni yıllık izin hakkedişlerinin sistem tarafından otomatik yapılması ve izin girişlerinde kullanıcıların bağımsız veri girişleri sebebiyle çeşitli kontrollerin devreye alınabilmesidir. Mesela saatlik alınamayacak bir izin türünde talep eden kişinin bu izin türünde saatlik talep yapamayacağına dair engelleyici kontrol ile talep aşamasında bunun önü alınmış olacaktır. Başka bir örnek ise gün değerlerinin belirli bir çalışma takvimine göre otomatik hesaplanması olabilir. Böylelikle yıllık izin hakkedişi kullanılan ve kalan değerlerin hesaplandığı izin türlerinde kullanıcı hatasının önüne geçilmiş olur. Özellikle proje bazlı endüstrilerde dönemsel çalışan ve şirketinde aralıklardan oluşan istihdam dönemlerinin olduğu çalışanlarda değişen izin hakkediş tarihlerinin hesaplanabilmesi ve doğru hakkediş sürelerinin belirlenebilmesi olmazsa olmaz kriterlerdendir.

Şirketlerin dijital dönüşüm yolculuğunda İzin Yönetimi adına işletilen süreçler IFS Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Uygulamaları içinde bordro modülü ile tam uyumlu biçimde çalışmaktadır. İzin modülünden girilen çeşitli izin kalemleri otomatik olarak bordro modülünde puantaj hazırlama işlemlerinde kullanılabilmektedir. Sınırsız izin kalemi parametresi tanımı ile ihtiyaca karşılık gelen tüm izin türlerinin sistem içerisinde açılabilmesi sağlanmaktadır. İzin türleri özelinde sıralayacak olursak;

  • Otomatik gün hesaplama,
  • Hafta tatili ile resmî tatillerin izne dahil olup olmayacağı,
  • İzin kaleminin kıdemden düşüp düşmeyeceği,
  • Tam günlük/saatlik izin olma durumu,
  • İzinden tatil günlerinin düşülmesi kurgusunda kişisel / genel takvim kullanma durumu,
  • Puantaja aktarılıp aktarılmayacağı,
  • Tarih aralığı çakışan izinlerin kontrolü,
  • İzin kullanan kişilerin vekalet atamaları,
  • Yıllık izin için kanuni sınırların üstündeki hakedişler için özel izin hakediş grubu tanımlamaları

Yukarıdaki gibi birçok noktada izin türü bazında kontroller ve ayarlamalar ile dönem bazlı limit tanımları yapılabilmektedir. Tüm bu işlemler izin yönetiminden sorumlu İnsan Kaynakları kullanıcısı tarafından tanımlandığından bağımsız olarak kullanıcılara tarafından oluşturulacak kayıtlarında belirli kurallar çerçevesinde sağlanabilecektir. İzin girişleri sonrasında ayrıca bir denetim veya veri kontrolü ihtiyacı olmayacağından bu yük İnsan Kaynakları Departmanları üzerinden kalkmış olacaktır.

IFS Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Uygulamaları’nda kanuni yıllık izin hakkediş takibi sistem tarafından çalışanların istihdam tarih aralıkları dikkate alınarak çalışılan süre ve izne esas kıdemden düşülecek süreler yani ara vermeler dikkate alınarak otomatik hesaplanmaktadır. İzine esas çalışma süreleri belirlenirken izin hakkedişi öteleme işlemi de yine IFS Kurumsal Kaynak Planlama (ERP )Uygulamaları içerisinde yer alan prosedürler tarafından kontrol edilmektedir. Şirketler bu noktada çalışanlarına ait yıllık izin hakkediş bakiyelerini anlık verilerle takip edebilir. Hakedilen yıllık izin, bu hakkediş döneminde kullanılan ve kalan yıllık izin süreleri modül içerisindeki liste raporları ile takip edilebilmektedir. Bu bilgiler pozisyon erişim özelliği ile yöneticiler veya yetkili kullanıcılar tarafından da görüntülenebilmesi sağlanabilmekte ve bu noktada İnsan Kaynakları Departmanlarının üzerinden büyük bir yükü almaktadır.

Yıllık izin yönetimi süreçlerinde dönemsel yıllık izin planlaması kolaylıkla yapılabilmektedir. Yıllık izin planlamaları pozisyon bazlı yetkilendirme özelliği ile yöneticiler ya da yetkili kullanıcılar tarafından erişim yetkisi olan personellere izin planlaması için kayıtlar oluşturulabilmektedir. Planlama sürecinden başlayarak gerçekleşmesine kadar takip edilmektedir. Aynı veya farklı izin kalemleri için çakışan zaman aralığında talep edilmesi durumunda kullanıcılar engelleyici uyarı ile mükerrer izin kaydı girilmesinin önüne geçilebilmektedir. Girilen tüm izin kayıtları geçmiş dönem analizlerini yapma olanağı tanıdığı gibi gelecek dönemlere ait iş planlamaları için de bir çıktı olarak kullanılabilecek yapıdadır. Söz gelimi departman veya pozisyon bazında aynı tarih aralığında izin kullanan çalışanların tespiti sistem içinden alınan raporlar ile tespit edilebilmektedir.

Bu bağlamda IFS Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Uygulamaları çeşitli izin türlerinde talebinden, onayların yönetilmesi ve gerçekleşmesine kadar olan süreçte paydaşların mail, kısa mesaj gibi çeşitli yöntemler ile bilgilendirmeleri de sağlanarak, sistem üzerinden onay ve kontrollerin yapılmasına imkan tanımakta ve toplam izin yönetimi anlayışını şirketler ve kullanıcılara sunmaktadır.

 

Özer Yılmaz

IFS Türkiye Ürün Yöneticisi – İK Çözümleri

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Post comment