İnşaat ve mühendislik sektöründeki firmalar son derece küçük kar marjlarıyla karmaşık, yüksek değerli projeler sunmaktadır. Bu, büyük iş riskleri yaratır; bu, işinizi yolunda tutmak istiyorsanız etkili proje mali kontrolünün şart olduğu anlamına gelir. Küresel inşaat pazarının 2030 yılına kadar 4,5 trilyon ABD Doları büyüyerek 15,2 trilyon ABD Dolarına ulaşacağı tahmin edildiğinden, hızlı ticari büyüme ortamında kârınızı yüksek tutmak için proje mali kontrolünüzü güncel tutmanın şimdi tam zamanı.
İnşaat sektörünün bu hızlı büyümesini, artan işçilik, malzeme ve tedarik zinciri maliyetleriyle birlikte inanılmaz derecede zorlu ekonomik zamanlar yaşadığımız gerçeğiyle birleştirin ve bu, etkili proje mali kontrolünü olmazsa olmaz bir gereklilik haline getiriyor. Ancak şaşırtıcı olan şey, çok az sayıda şirketin etkili proje mali kontrolü uyguladığıdır. Bu blogda, birinci sınıf proje finansal performansıyla nelerin mümkün olabileceğini tartışıyor ve durumun nasıl iyileştirilebileceğine dair bazı ipuçları veriyoruz.
Etkili mali kontrol neye benzer?
Çoğu insanın aklına ilk gelen şey, iyi muhasebe iş uygulamaları ve modern bir muhasebe yazılımı çözümüdür. Evet, bu elbette önemlidir, ancak İnşaat ve Mühendislik şirketlerinin öngörülebilir ve tekrarlanabilir proje mali performansı sunması yeterli midir?
Basit cevap hayır. Bu sektörde kâr ve nakit yaratan unsurlar projelerdir. Bir şirket bir dizi projeden oluşur; dolayısıyla eğer projeler para kazandırıyorsa ve kontrol sizdeyse, o zaman işletme de para kazanır. Yani bu, bir inşaat ve mühendislik işinde etkin mali kontrolün aslında etkin inşaat proje yönetimi ve proje mali kontrolüyle ilgili olduğu anlamına gelir.
Etkin bir proje mali kontrolüne sahip olmak tam olarak neleri içerir? Her projeyi bir iş olarak düşünebilirsiniz. Şimdi şirkete odaklanmak yerine şirket kelimesini proje kelimesini kullanın ve hangi etkin proje mali kontrolünün yönetilmesi gerektiğine daha da yaklaşın.
- Proje Marjları ve Kârlılık (Proje Kâr ve Zararı)
- Proje Nakit Yönetimi
- Proje Risk Yönetimi
- Proje Planı
- Proje Bütçe Kontrolü
- Proje Maliyet Takibi
- Proje Periyodik İncelemeleri ve Doğru Sonuç Tahmini
- Proje Değişim Yönetimi
- Proje Performansı (zamanında, bütçesinde, yüksek kalitede, güvenli)
- Proje Verimliliği
Muhasebe hikayenin önemli bir parçasıdır, ancak muhasebe sistemleri öncelikle geçmişi ölçmeye odaklanmıştır. Proje bazlı bir işte, her ay gelecekteki proje sonucunu tahmin etmemiz ve mümkün olduğunca doğru bir tahmin üretmemiz gerekiyor.
Kısacası geçmişi değil, geleceği yönetmekle ilgilidir.
Proje sonuçlarını tahmin etmek kritik öneme sahiptir ve öngörülebilir, doğru bir proje tahminine sahip olmak çok önemlidir. Bu sürecin önemi göz önüne alındığında, birçok şirketin bunu oldukça manuel, zaman alıcı ve hatalı bir süreç olan Excel elektronik tablolarını kullanarak yönetmesi şaşırtıcıdır. Bu şekilde olmak zorunda değildir!
Polonya merkezli büyük bir köprü inşaat şirketi olan IFS müşterisinin, iş süreçlerini kolaylaştırmak, verileri merkezileştirmek, inşaat projelerinin tüm aşamalarını analiz etmek ve projelerinin karlılığını yönetmek için IFS kurumsal kaynak planlama yazılımını nasıl kullandığını görün.
Proje mali kontrol sürecinizi geliştirmek için ne yapabilirsiniz?
IFS’de, etkili inşaat proje yönetimi ve mali kontrolü, 4 temel alanın yönetilmesine yönelik entegre bir yaklaşıma sahip olmak olarak tanımlıyoruz:
Muhasebe şarttır ancak diğer üç alan bulut ERP sistemi gibi profesyonel süreçlerle ve modern iş sistemleriyle yönetilmezse etkin proje mali kontrolü sağlayamazsınız. Bu olmazsa işiniz riske girer.
Diğer zorluk ise bunların dört bağımsız gereksinim olmamasıdır; dördünün de etkileşim içinde olması, uyumlu ve entegre olması ve aynı ERP sisteminin parçası olması gerekir. Çoğu şirket, Excel elektronik tablolarındaki kapsamın önemli bir yüzdesini yönetiyor ve bu da büyük riskler içeriyor. Bilgilerin kritik iş kararları almaya yetecek kadar doğru olduğunu nasıl anlarsınız?
Bir IFS müşterisi, iş büyümesinin, proje mali kontrolünü bütünsel olarak yönetmek amacıyla birden fazla iş sisteminin ve statik elektronik tabloların kullanılmasına nasıl yol açtığını, ancak bunun üst yönetim için kendi dahili raporlama ihtiyaçlarına bile ayak uyduracak kadar uygun olmadığını gösteriyor.
“2007 yılına gelindiğinde şirket, birbirleriyle tam olarak iletişim kuramayan eski sistemlerin birleşimine güveniyordu. Tekrarlanan, eski veya erişilemeyen verilerle dolu bir dizi elektronik tablomuz vardı; mevcut finans sistemi yaşam döngüsünün sonundaydı ve basit yönetim raporlarının tamamlanması yedi hafta alıyordu, bu da her zaman arayı kapatmaya çalıştığımız anlamına geliyordu.” – Grup Bilgi Hizmetleri Müdürü, Clancy Docwra
Bu tek müşteri örneği, muhasebe sisteminin kendisini beslemek için doğru gerçek maliyet ve gelir işlemlerine nasıl ihtiyaç duyduğunu göstermektedir. Bunlar genellikle tedarikçi faturalarından, satınalma siparişi makbuzlarından, alt sözleşme başvurularından ve değerlemelerinden, dahili veya harici kiralama ücretlerinden ekipman kullanımından, zaman ve giderlere dayalı işçilik maliyetlerinden gelir. Bu nedenle, gerçek proje maliyetlerine doğru ve zamanında sahip olabilmemiz için muhasebe sisteminin tüm bu maliyet ve gelir işlemleriyle tamamen entegre olması gerekir.
Bir IFS müşterisinin proje kârlılığını takip etmek ve geliştirmek için ERP yazılımını nasıl kullandığına dair gerçek dünyadan bir başka örnek, kentsel projelerin yanı sıra büyük altyapıların inşasını ve yenilenmesini destekleyen önde gelen Fransız inşaat şirketi NGE’nin durumudur. NGE, IFS ERP platformuyla saha ekipmanlarını gereğinden az kullandıklarını ve bunun da karlılıklarını olumsuz etkilediğini fark etti. Genel başkan yardımcısı şöyle açıkladı:
“IFS’nin {ERP yazılımı} bu gözlemi yapmamızı ve ardından toplanan bilgileri çözümdeki çalışma sahalarının izlenmesiyle birleştirerek kaynakları tahsis etmemizi ve kullanım süresini artırmamızı sağladı.”
Etkili Proje Maliyet Kontrolü hikayenin önemli bir parçasıdır. Diğer üç alandan gelen bilgilere dayanır; dolayısıyla bu bilgiler yanlış, güncelliğini kaybetmiş ve eksikse projenin sonucunu herhangi bir doğrulukla tahmin etmeyi nasıl bekleyebiliriz?
Bugün, bir projenin sonucunu minimum kullanıcı etkileşimi ve yüksek doğrulukla tahmin edebilecek teknolojiye ve bulut ERP sistemlerine sahibiz. Yine de çok az şirket bu duruma yaklaşabildi.
IFS, 20 yılı aşkın bir süredir tamamen entegre bir inşaat proje yönetimi ve proje mali kontrol çözümüne sahip olma vizyonuna yatırım yaptı ve artık bu vizyonu IFS Bulut adı verilen bir bulut ERP çözümünde sunabiliyor. Bu, işletmenizin kontrolü ele geçirmesine ve tekrarlanabilir ve öngörülebilir proje finansal performansına sahip olmasına olanak tanıyacaktır.
Tamamen entegre bir proje mali kontrol çözümüne sahip olmak aşağıdaki temel faydaları sağlayacaktır:
- Geliştirilmiş Kontrol ve Yönetişim
- Daha Az Proje ve İş Riski
- Daha bilinçli, hızlı karar verme
- Verimliliği arttırmak
- Geliştirilmiş Proje Marjları
KAYNAK : Ingram, K. (2023a). Repeatable & Predictable Project Financial Performance – The Foundation for Success & Business Resilience. IFS Blog. https://blog.ifs.com/2023/04/repeatable-predictable-project-financial-performance-the-foundation-for-success-business-resilience/
