1. Risk Bağlamı
Paydaşlara iletmeden önce proje risklerinin arkasındaki bağlamı anlamak çok önemlidir. Her zaman riski, potansiyel etkisini ve olasılığını göz önünde bulundurarak kapsamlı bir şekilde değerlendirerek başlayın. Bu analiz, riskleri paydaşların çıkarlarına uygun bir şekilde açıklamak için size temel sağlayacaktır. Riskleri tartışırken, onları proje hedeflerinin daha geniş bağlamı ve genel stratejiye nasıl uydukları içinde çerçeveleyin. Bu, paydaşların riskleri izole tehditler yerine proje manzarasının bir parçası olarak görmelerine yardımcı olur ve konuşmayı korkudan ziyade bilinçli karar verme sürecine dönüştürür.
2. Ses Tonu Önemlidir
İletişiminizin tonu paydaşların riskleri nasıl algıladığını önemli ölçüde etkileyebilir. Profesyonel, sakin ve kendinden emin bir üslup kullanmaya çalışın. Paydaşların kafasını karıştırabilecek veya onları korkutabilecek telaşlandırıcı bir dil veya aşırı teknik jargon kullanmaktan kaçının. Bunun yerine açık ve özlü bir dil kullanın ve riskleri azaltmak için atılan yapıcı adımlara odaklanın. Olumlu bir üslup kullanarak, paydaşlara risklerin etkili bir şekilde yönetildiğine dair güven veren bir kontrol ve esneklik duygusu geliştirebilirsiniz
3. Şeffaflık Kazanır
Şeffaflık, paydaşlarla güven inşa etmenin anahtarıdır. Risklerin doğası hakkında ve aynı zamanda bu riskleri ele almak için alınan önlemler hakkında açık olun. Bu, her ayrıntıyı paylaşmak anlamına gelmez; daha ziyade, paydaşların durumu net bir şekilde anladıklarını hissetmeleri için yeterli bilgi sağlayın. Belirsizlikler varsa bunları kabul edin, ancak olası sorunları aşmak için sahip olduğunuz uzmanlık ve kaynakları da vurgulayın. Şeffaf olarak, paydaşların bilme ihtiyacına saygı gösterirken, onları olumsuzluklara boğmamış olursunuz.
4. Çözüm Odaklılık
Paydaşlarla riskleri tartışırken, her zaman sorunları potansiyel çözümlerle eşleştirin. Bu yaklaşım, konuşmayı neyin yanlış gidebileceğinden bu konuda ne yapılabileceğine kaydırır. Farklı senaryolar için acil durum planları da dahil olmak üzere riskleri azaltmak için atılan adımları özetleyen bir plan sunun. Bu sadece hazırlıklı olunduğunu göstermekle kalmaz, aynı zamanda paydaşlara kaygıyı azaltabilecek ve projenin gidişatı konusunda güven oluşturabilecek somut bilgiler verir.
5. Düzenli Katılım Sağlayın
Paydaşlarla düzenli etkileşim, onların proje risklerine ilişkin algı ve beklentilerini yönetmek için çok önemlidir. Tutarlı güncellemeler ve kontroller planlayın ve bu fırsatları risk azaltma konusundaki ilerleme hakkında onları bilgilendirmek için kullanın. Bu tutarlı diyalog paydaşları döngünün içinde tutar ve ani veya seyrek iletişimden kaynaklanabilecek korku birikimini önler. Ayrıca, paydaşların endişelerini dile getirebilecekleri ve girdi sağlayabilecekleri iki yönlü bir alışverişe olanak tanır; bu da risk yönetimi stratejilerinin iyileştirilmesi için çok değerli olabilir.
6. Eğitim Yoluyla Güçlendirme
Son olarak, paydaşları eğitim yoluyla güçlendirmek proje riskleri konusundaki korkuyu önemli ölçüde azaltabilir. Paydaşların risk yönetimi süreçlerini ve bunların proje başarısına nasıl katkıda bulunduğunu anlamalarına yardımcı olacak kaynaklar veya oturumlar sunun. Paydaşlar riskleri yönetmek için kullanılan metodolojileri ve araçları daha iyi kavradıklarında, konuya korku yerine güvenle yaklaşmaları daha olasıdır. Bu güçlendirme, paydaşların proje zorluklarının üstesinden gelmede proaktif ortaklar olabileceği işbirlikçi bir ortamı teşvik eder.
KAYNAK: https://www.linkedin.com/advice/3/youre-facing-project-risks-stakeholders-how-p4mse?trk=cah1
