Ofise dönüş çağrısına rağmen, uzaktan ve hibrit çalışmanın büyümesi sayesinde dağıtılmış ekipler son birkaç yılda büyümeye devam etti. Dağıtılmış ekiplere doğru eğilimin devam etmesi bekleniyor; uzmanlar 2025 yılına kadar iş gücünün %70’inin ayda en az beş gün uzaktan çalışacağını öngörüyor.
Dağıtılmış bir iş gücünün faydaları çok olsa da, bu tür ekipleri yönetmek kendi zorluklarıyla birlikte gelir. En büyük engellerden biri, kuruluşların dünyanın farklı yerlerinde bulunan çalışanlarını nasıl destekleyebilecekleri ve onları nasıl bağlı ve meşgul tutabilecekleridir.
İşte tam bu noktada Kurumsal Hizmet Yönetimi (ESM) devreye giriyor.
ESM, kuruluşların ekipler ve çalışanlar arasındaki siloları ortadan kaldırmasını , tüm dahili hizmetler için merkezi bir sistem oluşturmasını ve insanların işleri için ihtiyaç duydukları araçlara ve bilgilere erişebilmeleri için gerekli platformu sağlamasını sağlayan bir yaklaşımdır .
Bu blog yazısında, ESM’nin dağıtılmış iş gücünüzü nasıl desteklediğini ve dağıtılmış ekiplere sahip kuruluşların karşılaştığı en yaygın zorlukların bazılarının üstesinden gelmenize nasıl yardımcı olabileceğini inceleyeceğiz.
ESM Nedir?
Kurumsal Hizmet Yönetimi (ESM), verimliliği, etkinliği ve müşteri memnuniyetini artırmak amacıyla BT hizmet yönetimi ilkelerini ve tekniklerini BT’nin ötesinde bir organizasyonun diğer alanlarına uygulama uygulamasıdır .
ESM, kuruluşların İK , finans, tesis yönetimi ve müşteri hizmetleri gibi tüm kuruluş genelinde hizmet sunumunu kolaylaştırmasına yardımcı olur , çalışanların hizmet talep etmesini ve hizmet sağlayıcıların bu hizmetleri yönetmesini ve sunmasını kolaylaştırır. Bu, kuruluşların farklı departmanlar arasında daha fazla görünürlük, kontrol ve standardizasyon elde etmesini sağlar.
Dağıtılmış işgücü nedir?
Dağıtılmış bir iş gücü, merkezi bir ofis veya fiziksel bir konumdan ziyade genellikle farklı coğrafi konumlardan uzaktan çalışan bir çalışan grubunu ifade eder. Bu çalışanlar evden, ortak çalışma alanlarından veya diğer uzak konumlardan çalışabilir ve genellikle dijital araçları kullanarak meslektaşlarıyla iletişim kurabilir ve iş birliği yapabilir.
Teknolojideki gelişmeler ve iş-yaşam dengesine yönelik değişen tutumlar uzaktan çalışmayı daha uygulanabilir ve arzu edilir hale getirirken, dağıtılmış iş gücü giderek daha yaygın hale geliyor.
Dağıtılmış bir iş gücünün zorlukları
Ancak dağıtılmış bir iş gücünün, artan esneklik ve azaltılmış genel giderler gibi birçok avantajı olsa da, aynı zamanda çeşitli zorluklar da sunar. İşte en yaygın zorluklardan bazıları:
1. İletişim ve işbirliği
Dağıtılmış bir iş gücünün en büyük zorluklarından biri iletişim ve iş birliğidir. Ekipler farklı konumlara, saat dilimlerine ve hatta ülkelere yayıldığında, herkesin aynı sayfada olduğundan ve aynı hedeflere doğru çalıştığından emin olmak zor olabilir.
2. Teknoloji
Teknoloji, özellikle erişim ve bağlantı söz konusu olduğunda, dağıtılmış ekipler için bir diğer zorluktur. Bu, güvenilmez internet veya teknik bir sorunu çözmek için yakınlarda BT ekibinin olmaması nedeniyle olabilir. Bu tür sorunlar, bir çalışanın işini çok kolay bir şekilde engelleyebilir ve üretkenliğini olumsuz etkileyebilir.
3. Eğitim ve geliştirme
Farklı ekip üyeleri dağılmış ve birden fazla lokasyondan veya saat diliminden çalışıyorsa, eğitim ve geliştirmeyi organize etmek özellikle dağıtılmış ekipler için zorlayıcı olabilir. Özellikle sınırlı kaynaklarınız olduğunda ve aynı anda birden fazla kişiyi eğitmeniz gerektiğinde, örneğin herkesin saat dilimine uygun canlı oturumlar düzenlemek zor olabilir.
4. İzolasyon ve katılım
Son olarak, izolasyon ve katılım uzaktan çalışanlar için yaygın zorluklardır, çünkü şirketten ve iş arkadaşlarından kopuk hissedebilirler. Örneğin, İngiltere’de yapılan bir anket, uzaktan çalışanların %67’sinin meslektaşlarından ‘kopuk’ hissettiğini buldu.
Dağıtılmış bir iş gücünü yönetmek, bu zorluklara dikkat etmeyi ve bunların üstesinden gelmek için doğru araç ve stratejileri kullanmayı gerektirir.
ESM’nin dağıtılmış iş gücünüzü desteklemesinin 7 yolu
Dağıtık bir iş gücünün getirdiği zorluklardan bazılarını belirlediğimize göre, ESM’nin fark yaratabileceği belirli yollara bakalım.
1. Hizmet isteklerini yönetmek için merkezi bir sistem sağlar
ESM, kuruluşların çalışanlardan gelen hizmet taleplerini, konumlarına bakılmaksızın yönetmek için merkezi bir sistem oluşturmalarına olanak tanır. Bu, taleplerin doğru ekibe veya departmana yönlendirilebileceği ve hızlı ve verimli bir şekilde çözülebileceği anlamına gelir.
2. Verimliliği ve üretkenliği artırır
Bir ESM platformunun otomasyon yetenekleri , kuruluşunuzun iş akışlarını ve süreçlerini düzene sokarak manuel görevleri azaltabilir ve dağıtılmış ekipler için verimliliği ve üretkenliği artırabilir. Tekrarlayan, manuel faaliyetlerin yükünü ortadan kaldırarak, çalışanlarınız bu zamanı daha karmaşık sorun çözme ve yaratıcılığa harcayabilir.
3. Çalışanlar için bir self-servis portalı sağlar
Çalışanların hizmet ve destek talep etmeleri için tek durak noktası görevi gören bir self-servis portalı ile BT veya diğer departmanlarla doğrudan iletişim kurma ihtiyacı önemli ölçüde azaltılabilir. Bu, yanıt sürelerini iyileştirir ve BT ekiplerinin iş yükünü hafifletir.
4. Gerçek zamanlı durum güncellemeleri sunar
ESM, servis talepleri hakkında gerçek zamanlı durum güncellemeleri sağlayarak çalışanların taleplerinin ilerlemesini takip etmelerine ve çözüm süreleri hakkında güncellemeler almalarına olanak tanır. Bu, çalışanların işlerini planlamalarına yardımcı olur ve takip iletişimi ihtiyacını azaltır. Bu, özellikle günümüz tüketici beklentilerinin harika bir servisin, bir sorunun gündeme getirildiğini ve çözüm sürecinden geçtiğini kabul etmek için bile olsa, hızlı ve anında yanıt içerdiğini dikte etmesi nedeniyle önemlidir, ister bir servis talebi ister bir olay raporu olsun .
5. İşbirliğini ve iletişimi geliştirir
Bilgi ve hizmetler tek bir yerde olduğunda, ESM ile bilgi paylaşımı çok daha kolay hale gelir. Bu, konumlarından bağımsız olarak departmanlar ve ekipler arasında iş birliğini ve iletişimi teşvik eder; düzenli olarak yüz yüze etkileşimleri olmayabilecek dağıtılmış ekipler için önemli bir özelliktir.
6. Görünürlüğü ve hesap verebilirliği artırır
ESM, hizmet talepleri ve durumları hakkında görünürlük sağlayarak yöneticilerin çalışanları ve departmanları hizmet sunumu ve kalitesi konusunda sorumlu tutmasını sağlar. Neler olup bittiğini bilmek, hizmetin genel kalitesini iyileştirmeye yardımcı olur ve hizmet kesintilerinin sayısını azaltır.
7. Uzaktan izleme ve yönetimi mümkün kılar
Uzaktan çalışan birinin teknolojisinde bir sorun olduğunda, BT desteği bulundukları yerde mevcut olmadığından, başa çıkılması zor bir kabus olabilir. BT altyapısı, uygulamaları ve hizmetlerinin uzaktan izlenmesi ve yönetimi yetenekleriyle ESM, yerinde destek ve bakım ihtiyacını azaltmaya yardımcı olur.
KAYNAK: Ed Perez. ( 2023 April 25).How ESM supports your distributed workforce. IFS Blog.https://blog.ifs.com/2023/04/how-esm-supports-distributed-workforce/.
