Bilgi Yönetimi Nedir?
Bilgi yönetimi, bilgileri çalışanlar için erişilebilir kılmak ve kurumsal performansı iyileştirmek amacıyla bir organizasyon genelinde bilgi toplama, düzenleme, analiz etme ve dağıtma sürecidir. Bu ITIL süreci, doğru zamanda doğru formatta doğru kişilere bilgi ulaştırmaya odaklanarak, yapmaları gereken görevleri tamamlamalarına yardımcı olur.
Bilgi olmadan bir şeyler yapamazsınız. İnsanlar hangi adımları atacaklarını, bunları nasıl gerçekleştireceklerini ve eldeki görevi tamamlamada başarılı olup olmadıklarını belirlemek için öğrenilmiş bilgilere güvenirler. Kuruluşların erişebileceği bir bilgi zenginliği vardır, bunları işletmenin avantajı için kullanmamak israftır. Ve BT’de her zaman yeni bir şey keşfedildiğinden, bu bilgiyi toplamak ve kuruluş genelinde dağıtmak değerlidir.
Bilginin Çeşitleri Nelerdir?
Tüm bilgiler aynı değildir. Çeşitli biçimlerde ve türlerde gelirler. İşte bilgi yönetimi aracılığıyla karşılaşabileceğiniz başlıcalarından bazıları. Farklı bilgi türlerini anlamak, bu bilgilerin organizasyonunu ve bakımını basitleştirebilir.
1. Gizli
Öğretilmesi veya aktarılması en zor bilgi türlerinden biri örtük bilgidir. Bu bilgi, uygulama ve kişisel deneyimden oluşturulur ve toplanır, kişinin bir konu üzerindeki uzmanlığını geliştirir. Bu bilginin nasıl edinildiği kişiden kişiye farklılık gösterebilir ve basit bir şekilde açıklanması zor olabilir. Bunlara örnek olarak etkili liderlik, yenilikçi düşünme ve iş zekası verilebilir.
2. Örtülü
Bazen örtük bilgiyle karıştırılan örtük bilgi, belirli bir senaryonun ‘know-how’ıdır ve süreçler ve rutinler içinde yaşar. Bu, açık bilgiyi belirli bir duruma uyguladığınız zamandır. Deneme yanılma ve tekrarlama yoluyla, bir kişi bir görevi en iyi şekilde nasıl tamamlayacağına dair örtük bilgi edinebilir. Örtük bilgiye benzer şekilde, bunu belgelemek ve başkalarıyla paylaşmak zor olabilir. Bunun örnekleri arasında proje yönetimi veya olay çözümü yer alır .
3. Açık
Bu muhtemelen en iyi bilinen ve basit bilgi türüdür. Genellikle kılavuzlar, raporlar, videolar veya SSS biçiminde olsun, çeşitli türdeki belgelerde kaydedilir. Bu bilgiyi yakalamak, kuruluşunuzdaki kişiler arasında bilgi aktarımı için çok önemlidir.
Bilgi Yönetimi Süreci Nedir?
Bilgi yönetimi süreci genellikle dört temel adımdan oluşur.
1. Toplanma
Bu, farklı kaynaklardan bilgi toplama eylemidir ve veri girişi, mevcut bilginin belirlenmesi ve yeni içeriklerin taranmasını içerir.
2. Depolama ve Kategorizasyon
Kuruluşlar çeşitli bilgileri topladıktan sonra bunların nasıl saklanacağını ve kategorilendirileceğini belirlerler.
3. Dağıtım
Bir sonraki adım, depolanan bilginin paylaşılması ve ihtiyaç duyanların bunlara kolayca erişebilmesinin sağlanmasıdır.
4. Kullanım
Son adım ise bu bilginin yönetilmesinin meyvelerinin toplandığı, edinilen bilginin bir problemi çözmek veya bir görevi tamamlamak için kullanıldığı aşamadır.
Bilgi Yönetiminin Faydaları Nelerdir?
Kuruluşlar bilgiyle daha fazlasını yapabileceklerini bilirler. Neden? İşletme ve çalışanları için çok sayıda fayda sunar. İyi bir bilgi yönetimi stratejisiyle, sahip oldukları bilgileri en iyi şekilde değerlendirebilir ve bilgi tabanlarını büyütmede daha verimli hale gelebilirler.
1. Bilgiye Daha İyi Erişim
Etkili bir bilgi yönetimi süreciyle, herkes oraya ulaşmak için çemberlerden atlamadan bilgiye daha kolay erişebilir. Örneğin, bir self-servis bilgi tabanı, insanların ihtiyaç duydukları bilgileri bulmalarını sağlar. Bu, yalnızca sorunlarına çözüm bulmalarını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda servis masası ekiplerinin yükünü de azaltır.
2. Tek Bir Gerçek Kaynağı Sağlar
İyi bilgi yönetimi, bilgi için tek duraklı bir mağaza oluşturmanızı sağlar. Bu, yalnızca çalışanların nereye gideceklerini bilmelerini kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda güncel olmayan veya yinelenen bilgi riskini de en aza indirir. Yanlış içeriği değiştirmek için farklı veritabanlarında dolaşmanıza gerek kalmadığından, bilgileri güncellemek de daha basit hale gelir.
3. Bilinen Bilgilerin Yeniden Öğrenilmesinde Zaman Kazandırır
Daha önce gördüğünüz bir sorunla karşılaştığınızda, ancak nasıl çözeceğinizi hatırlayamadığınızda veya nasıl çözeceğinize dair talimatları bulamadığınızda ne kadar sinir bozucu olabilir? İyi bir bilgi yönetimi stratejiniz olmadığında durum genellikle böyledir. Ancak bir tane ile kullanıcılar, diğer kişilerin benzer sorunlarla karşılaşıp karşılaşmadığını görmek için bilgi tabanına geri dönebilir. Bu, kesinlikle daha etkili sorun yönetimine ve değişim yönetimine katkıda bulunabilir .
4. Operasyonel Verimliliği Artırır
Rastgele yerlerde bilgi arama süresi kısaldıkça, çalışanlar daha yüksek etkili faaliyetlere odaklanabilir ve operasyonel verimlilikleri artırabilir. Bu, daha hızlı karar alma ve daha iyi görev yürütmelerine yol açarak herkes için genel verimliliği artırır.
5. Hataları Azaltır
İyi bakılan bilgi yönetimi, bilgilerin sürekli denetlenmesi ve güncellenmesi anlamına gelir, böylece yanlış veya eski bilgilerden kaynaklanan hatalar azalır. İnsanlar yanlışlıkları kolayca tespit edebilir ve çeşitli süreçleri düzeltmek için birlikte çalışabilir, aynı hataları yapma şansını en aza indirir.
Bilgi Yönetimi Neden Bazı Organizasyonlarda İşe Yaramıyor?
Bu çok sayıda faydaya rağmen, bazı kuruluşlar bilgi yönetimiyle başa çıkmakta zorlanıyor gibi görünüyor. Peki, sorun ne?
1. Bilgilerin Güncellenmemesi
Bugünün haberleri yarının tarihidir. Bilgi o kadar hızlı değişir ki bilgi tabanınızı korumak zor olabilir. Ve insanlar sıkı teslim tarihleriyle veya diğer acil görevlerle uğraşırken, bilgileri taze ve alakalı tutmak öncelik dışı bırakılabilir ve unutulabilir.
2. Bilgi Sahipliği Açıkça Belirlenmemiş
Bilgi paylaşımının ve güncel tutulmasının kime ait olduğunu bilmemek, etkisiz bilgi yönetimine yol açabilir. İnsanlar, karşılaştıkları bilgilerle ilgili ek sorular veya açıklamalar için kiminle iletişime geçecekleri konusunda kafaları karışabilir.
3. Motivasyonun Azalması
Bilgi yönetimi süreciniz başlangıçta coşkuyla karşılanmış olabilir, ancak bu tek başına onu sürdürmek için yeterli değildir. Bilgiyi yönetme biçiminizde büyük bir kültürel değişim bir miktar dirençle karşılaşabilir ve insanların heyecan yatıştıktan kısa bir süre sonra işlerin olduğu gibi gitmesi çok kolaydır.
Bilgi Yönetiminde En İyi Uygulamalar Nelerdir?
Peki, kurumlar bilgi yönetiminin başarılı olma şansını artırmak için neler yapabilirler?
1. Proje Hedeflerini Belirleyin
Bilgi çok fazla bilgiyi kapsar, odaklanmış bir yaklaşım olmadan ele almak boşuna bir girişimdir. Hem kısa hem de uzun vadeli hedeflerinizin ne olduğunu belirlemek ve oradan, bunlara ulaşmak için gereken farklı süreçleri ve adımları planlamak önemlidir.
2. Kurumsal Genel Dağıtımı Planlayın
Bir bilgi yönetimi planı yürütürken, bütünsel düşünmek önemlidir. Bu yalnızca belirli bir departmanı değil, kuruluşunuzun tamamını etkiler. Farklı departmanları nasıl dahil edeceksiniz? Bilgi boşlukları mı yaşıyorlar ve bunlar neler? Hedeflerinizi genel olarak nasıl iletiyorsunuz ve hedefleri nasıl uyumlu hale getiriyorsunuz? Bu sorular kendi kendine cevaplanmayacak, bu yüzden…
3. Çalışanları Erken Dönemde Dahil Edin
Çalışanlar bu sorulara değerli içgörüler ve uygulama planlarıyla ilgili geri bildirimler sağlayabilir. Ek olarak, bilgi yönetimi stratejiniz muhtemelen insanların bilgi paylaşma ve alışveriş etme biçimini yeniden şekillendirmeyi içerecektir, bu nedenle geçiş sürecinde doğru ‘şampiyonlarla’ onlara yardımcı olmak çok önemlidir.
4. Bilgi Sahipliğini Belirleyin
Bilgi sahipliğini oluşturarak çalışanları motive edebilir ve diğer kullanıcıları doğru kişiye yönlendirebilirsiniz. Bilgi sahibi, paylaştığı değerli bilgiler için tanındığını hissedebilir ve bilgi alışverişine devam etmeleri için onları motive edebilir. Ayrıca, diğer kullanıcılar kendilerine sağlanan bilgileri daha iyi anlamak isterlerse kiminle iletişime geçmeleri gerektiğini bilmenin faydasını görebilirler.
5. Bilgiyi Tek Bir Yerde Toplamak İçin Doğru Aracı Seçin
İnsanlarınız hangi teknolojiyi kullanıyor? Ne işe yarıyor, ne yaramıyor ve neden? Yanlış teknolojiyi seçmek, iyi düşünülmüş planlarınızın alevler içinde kalmasına neden olabilir. Ancak iyi bir bilgi yönetimi süreci, cephaneliğinizdeki doğru araçla harika hale getirilebilir.
KAYNAK: Stephane Maes(2023 January 10).What is Knowledge Management? Knowledge Management Explained. IFS Blog. https://blog.ifs.com/2023/01/what-is-knowledge-management
