BT değişim yönetimi nedir?
Değişim yönetimi veya değişim etkinleştirme, kuruluşunuzun BT ortamlarında yaptığınız herhangi bir geçişi veya dönüşümü etkili bir şekilde uygulamanıza yardımcı olan, bunların başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesini ve ilgili olayların veya risklerin en aza indirilmesini sağlayan süreçtir. Bu nedenle, hangi değişikliklerin gerekli olduğunu, nasıl uygulanacağını ve herkese nasıl iletileceğini sürekli olarak değerlendirmek son derece önemlidir.
Doğru uygulama ve kültür setiyle, değişim yönetimi BT altyapınızda uyguladığınız tüm değişikliklerin etkili bir şekilde ele alınmasını sağlar. Diğer ITSM süreçleriyle birlikte , BT departmanının herkes için dahili hizmetleri devreye almasına, sürdürmesine ve iyileştirmesine yardımcı olur.
Bu yazıda, bu farklı süreçlerin nasıl birlikte çalıştığını ve değişim yönetiminin neden bu kadar önemli olduğunu inceleyelim.
‘Değişim’ nedir?
Bir değişiklik, BT hizmetlerinizi doğrudan veya dolaylı olarak etkileyebilecek yaptığınız herhangi bir değişikliktir. Bu, uyguladığınız herhangi bir ekleme veya çıkarmayı içerebilir ve belgeler, süreçler, yazılım/donanım vb. üzerindeki değişiklikleri kapsar.
Kurumda her gün bir değişim yaşanıyor, ancak bu ne tür bir değişim?
Değişim türleri
Değişimin aciliyetine ve ölçeğine bağlı olarak genellikle bu üç türden birine girmektedir.
Standart değişim
Çoğu değişiklik bu kategoriye girer. Bunlar, sıklıkla yürütülen ve halihazırda yerleşik bir sürece sahip düşük riskli, önceden onaylanmış değişikliklerdir. Bir dizüstü bilgisayara bellek veya depolama alanı eklemek veya onaylı yazılım yüklemek standart değişikliğe örnektir. Sıklıkları ve minimum riskleri nedeniyle, standart değişikliklerin genellikle bir değerlendirme veya onay sürecinden geçmesi gerekmez.
Normal değişim
Normal değişiklik, standart değişikliğe aldatıcı bir şekilde benzeyebilir, ancak aslında oldukça büyük bir fark vardır. Normal değişikliklerin önceden onaylanmış bir süreci yoktur, tekrarlanamaz ve bazı riskler içerebilir. Acil olmasalar da, ilgili BT hizmetinin iyileştirilmesi veya bakımı için yine de önemlidirler. Normal değişikliklerin, planlama ve uygulamadan önce değerlendirme ve onay süreçlerine girmesi gerekecektir.
Normal değişikliklere örnek olarak uygulamaların şirket içi sunuculardan bulut sunuculara taşınması, web sitesi barındırma hizmetinin değiştirilmesi ve belgelerin güncellenmesi verilebilir.
Acil durum değişikliği
Beklediğiniz gibi, bu acil eylemin gerektiği zamandır. Büyük olasılıkla, hızla hafifletilmesi gereken bir tehdit veya hata meydana gelmiştir. Bu genellikle bir hizmetin ciddi şekilde etkilendiği, müşterileri veya çalışanları etkilediği durumdur.
Bu değişiklikler önceliklendirilir, çünkü sorun ne kadar uzun süre çözümsüz bırakılırsa, birikme riski o kadar yüksek olur. Bir ihlalden sonra bir güvenlik yaması uygulamak, acil durum değişikliğinin bir örneğidir.
BT değişim yönetimi neden önemlidir?
Güvenilir BT hizmeti, BT’nin organizasyonun değişen ihtiyaçlarına ve gereksinimlerine uyum sağlama yeteneğiyle birlikte işletmenin sorunsuz çalışması için olmazsa olmazdır. Bu, iyi bir BT değişim yönetimi olmadan elde edilemez. Net bir süreçle, organizasyonlar şunlardan faydalanabilir:
1. Hangi değişikliğin gerekli olduğunun daha iyi anlaşılması
Değişim projeleri, insanlar bunlara olan ihtiyacı anlamadıklarında başarısız olur. Bir değişim yönetimi süreci bu karışıklığı ortadan kaldırır ve herkese hangi değişimin gerekli olduğu ve nasıl yaklaşılması gerektiği konusunda net bir görüş sağlar.
2. Kaynakların etkin tahsisi
Tanımlanmış bir yön olmadan, işletmeye değer katmayan faaliyetlerde zaman, emek ve para kaybetmek çok kolaydır. İyi hazırlanmış bir değişim yönetimi programıyla israfı en aza indirebilir ve kaynaklarınızın iyi kullanıldığından emin olabilirsiniz.
3. Değişime karşı direncin en aza indirilmesi
Değişim yönetiminin bir parçası dirençle başa çıkmakla ilgilidir. Tanımlanmış bir süreç, organizasyonun meydana gelecek değişikliklerle ilgili insanların şüphe ve kaygılarına yanıt vermek, faydaları teşvik etmek ve benimsemeyi teşvik etmek için gerekli adımları atmasına yardımcı olur. Buna adım adım yaklaşmak, işletme genelinde güveni artıracak ve herkes değişikliklere daha açık hale gelebilir.
4. Etkili iletişim stratejisi
Değişim yönetimi olmadan, yeterli iletişimin gerçekleştirilmesi zor olacaktır. Tüm süreç düzensiz olduğunda, gerçekleşecek değişiklikleri daha geniş işletmeye nasıl düzgün bir şekilde iletebilirsiniz? İyi değişim yönetimi, BT ekiplerinin yalnızca değişiklikleri en iyi şekilde nasıl uygulayacaklarını düşünmelerini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda bunları kuruluştaki herkese iletir.
5. Sorunlara ve zorluklara daha hızlı yanıt
Rolleriniz, süreçleriniz ve araçlarınız tanımlandığında, ekipleriniz BT hizmetlerinizi etkileyebilecek herhangi bir engeli ele almak için daha iyi bir konumda olur. Bir olayı çözmek için bir değişiklik gerekirse , herkes böyle bir olayda ne yapacağını bilir ve buna göre hızlı ve uygun şekilde hareket eder. Bu hızlı eylem, işletme genelinde hissedilen olumsuz etkiyi azaltır.
BT değişim yönetiminin zorlukları nelerdir?
BT değişim yönetiminin kesinlikle birçok faydası vardır, ancak zorlukları da yok değildir. BT ekipleri, başarılı değişim yönetiminin uygulanmasını kolayca engelleyebilecek birçok zorlukla karşı karşıyadır.
1. Sürekli artan son kullanıcı beklentileri
Çalışma dünyası sürekli değişiyor ve gelişiyor ve buna paralel olarak kullanıcı beklentileri de değişiyor. Son kullanıcılar kolayca erişilebilecek sürekli, yüksek kaliteli hizmet bekliyor. Teknolojiler daha da karmaşıklaştıkça, bu beklentileri karşılamak için gereken iş de artıyor.
2. Sıkı bütçeler
Harika hizmet sunma yönündeki taleplerin artmasına rağmen, BT ekipleri daha azıyla daha fazlasını sunma konusunda sürekli baskı altındadır. ‘Elimizdekilerden en iyi şekilde nasıl yararlanabiliriz’ sorusu her gün boğuşmaları gereken bir sorudur.
3. Değişime karşı direnç
Değişikliklerden etkilenenlerin bunlara karşı isteksiz olması şaşırtıcı değildir. Onlar için bir değişiklik, ekstra iş veya günlük iş akışlarında kesintiler şeklinde büyük kesintiler anlamına gelebilir. Bu direncin üstesinden gelmek, başarılı bir değişiklik uygulaması için olmazsa olmazdır.
4. Çelişkili görüşler
Farklı paydaşlar, rollerine ve elde edebilecekleri faydalara bağlı olarak başarılı bir değişim projesinin ne olduğu konusunda farklı görüşlere sahip olacaktır. Bu nedenle, bu farklı öncelikleri yönetmek ve başarının neye benzediğini tanımlamak umduğunuz kadar net değildir.
BT değişim yönetimi ve diğer ITIL süreçleri
Değişikliği başarıyla benimsemek için çeşitli süreçlerin birlikte çalışması gerekir. Peki, bu farklı ITIL uygulamaları değişiklik yönetimiyle nasıl ilişkilidir?
Değişim yönetimi ve sorun yönetimi
Değişim yönetimi, bir değişikliğin uygulanması sırasında ortaya çıkan riskleri en aza indirir, ancak bir değişiklik sırasında bir sorun ortaya çıkarsa, sorun yönetimi sorunu tanımlamaya ve onu hafifletmek için çözümler bulmaya yardımcı olabilir. Diğer taraftan, sorun yönetimi ekibi üzerinde çalıştıkları bir sorunu çözmek için bir değişiklik isteği tetikleyebilir.
Değişim yönetimi ve hizmet portföyü yönetimi
Hizmet portföyü yönetimi, kuruluşun iş hedeflerini karşılamak için gereken doğru hizmet karışımına sahip olmasını sağlar. BT hizmetlerinizin bu kuşbakışı görünümüne sahip olmak, değişikliklerin altyapının geri kalanını nasıl etkilediğine dair daha iyi bir fikir edinmenize yardımcı olur. Ayrıca, bir ihtiyaç bulunursa, hizmet portföyü yönetimi süreci aracılığıyla bir değişiklik talep edilebilir.
Değişim yönetimi ve sürüm yönetimi
Bu iki süreç o kadar yakından bağlantılıdır ki kolayca aynı şeymiş gibi yanlış anlaşılabilirler. Ancak değişiklik yönetimi değişikliklerin değerlendirilmesi ve onaylanmasıyla ilgiliyken, sürüm yönetimi onaylanan değişikliklerin gerçek teslimatıyla ilgilenir. Bu, bir sürümün bir veya daha fazla değişikliği içerebileceği ancak her değişikliğin bir sürüme neden olmayacağı anlamına gelir.
Değişim yönetimi ve bilgi yönetimi
Kuruluşun BT’sinde değişiklikler yapıldıkça, bilgi veritabanının da bu değişiklikleri yansıtması gerekir. Bu nedenle, BT hizmetiyle ilgili bilgilerin doğru olduğundan emin olmak için iki süreci hizalamak çok önemlidir.
Değişim yönetimi ve güvenlik yönetimi
Güvenliğin sağlanması işletmeler için son derece önemlidir, bu nedenle değişim ve güvenlik ekipleri, değişikliklerin kuruluşun BT güvenliği üzerindeki etkilerini ve risklerini anlamak için birlikte çalışmalıdır.
BT değişim yönetimi süreci nedir?
Değişim yönetimi ekipleri, gerekli değişiklikleri hızla uygulamak ve kurmak için çeviklikten ödün vermeden önerilen değişiklikleri ve ilgili tüm riskleri dikkatlice değerlendirebilmelidir. Bunu akılda tutarak, BT değişim yönetimi süreci aşağıdaki adımları içerir.
1. Değişiklik talebinde bulunun
Değişim yönetimi süreci, birisi bir değişiklik talep ettiğinde başlatılır. Bu, ikisinden birinin şeklini alabilir:
a. Değişiklik Talebi (RFC)
Değişiklik Talebi (RFC), ihtiyaç duyulan değişikliğin ne olduğunu, yaratacağı etkiyi ve dikkate alınması gereken riskleri ana hatlarıyla belirten resmi bir taleptir. Burada sağlanan bilgiler, değişikliği inceleyen tarafın talebe verilecek önceliği belirlemesine yardımcı olacaktır.
b. Değişiklik Teklifi
Değişiklik teklifi genellikle hizmet portföyü yönetim süreci aracılığıyla gündeme getirilir ve genellikle yeni bir hizmet veya büyük bir değişiklik sunma teklifi içerir. Büyük olasılıkla ihtiyacı açıklayan bir iş vakası ve uygulama için önerilen bir zaman çizelgesi ve eylem planı içerecektir.
2. Değişikliği gözden geçirin
Her değişiklik talebi daha sonra incelenir ve öncelik sırasına göre sıralanır. Yetersiz bilgi varsa bir talep reddedilebilir. Reddedilen talepler daha sonra gerekirse bu noktada kapatılabilir.
3. Değişimi değerlendirin
İncelemeden geçen talep edilen değişiklikler değerlendirme aşamasına geçer. Bu, BT hizmetlerine olan etki, riskler ve faydaların yakından değerlendirildiği zamandır. Değişikliğin ölçeğine ve aciliyetine bağlı olarak, bir Değişiklik Danışma Kurulu (CAB) da değerlendirme aşamasına dahil edilebilir. Bu kurul, kuruluştaki değişikliklerin değerlendirilmesini ve yetkilendirilmesini denetleyen çeşitli paydaşlardan oluşur.
4. Değişikliği onaylayın
Önceden yetkilendirilmiş süreçleri olan standart değişiklikler dışında, tüm değişiklikler herhangi bir uygulama yapılmadan önce onaylanmalıdır. Bir değişikliği kimin onaylayacağı büyük ölçüde değişikliğin türüne, ölçeğine ve içerdiği öngörülen risklere bağlıdır.
5. Değişikliği uygulayın
Uygun yetkilendirme alındıktan sonra değişiklik daha sonra kullanıma sunulabilir. Bu, değişikliğin ne zaman gerçekleşeceğini planlamayı ve ilgili görevleri atamayı içerir. Değişiklik ekibi ayrıca değişiklikleri uygulamada sürüm ve dağıtım ekibiyle koordine olabilir.
6. Değişiklik talebini kapatın
Değişiklik tamamlandığında, istekten amaçlanan şeyi başardığını değerlendirme zamanı gelir. Bunu doğruladıktan sonra, değişiklik isteği kapatılabilir. Ancak başarılı olmadığı bazı durumlar vardır, bu durumda bir düzeltme planı başlatılabilir.
Etkili BT değişim yönetimi için en iyi uygulamalar
BT söz konusu olduğunda sürekli değişim artık norm haline geldi ve bu da başarılı bir değişim yönetimi sürecini daha da önemli hale getiriyor. Başarı oranını artırmak ve değişim yönetimi sürecini geliştirmek için dikkate alınması gereken bazı en iyi uygulamalar şunlardır.
1. İşleri basit tutun
Değişim yönetimi zaten birden fazla adım içerir, bu yüzden karmaşık olması gerekmeyen şeyleri karmaşıklaştırmayın, aksi takdirde her şey askıya alınır ve üretkenlik etkilenir. Dokümantasyon ve birden fazla onay aşaması, elzem olsa da, zaman alıcı ve verimsiz bir deneyime yol açabilir. Öyleyse, ekibinizi gerçek iş yapmaktan uzaklaştıran sıradan, manuel işleri neden ortadan kaldırmıyorsunuz?
Manuel görevleri azaltmak, verilerinizi tek bir sistemde birleştirmek ve onay döngüsünü mümkün olan her yerde ve zamanda kısaltmak için otomasyondan yararlanın. Karmaşıklığı ortadan kaldırarak herkesin boşa harcanan enerjiyi ortadan kaldırmasına ve operasyonları kolaylaştırmasına yardımcı olursunuz.
2. İşbirliğini teşvik edin
Daha önce de belirtildiği gibi, değişim yönetimi birçok hareketli parçayı içerir, bu nedenle iş birliği önemlidir. Olay, sorun, değişim ve sürüm ekipleri ayrı ayrı çalışamaz, çünkü her birindeki gelişmeler diğerlerini etkileyebilir.
Herkesin kendi rollerini ve birbirlerinin rollerini anladığından emin olmak ve ekipler arasında etkili bir şekilde iletişim kurmak için araçlarınızdan yararlanmak, iş birliğini aktif olarak teşvik etmenin yollarından sadece birkaçıdır.
3. Verileri kaldıraç olarak kullanın
Topladığınız bilgilerden değişim yönetimi sürecinizde iyileştirmeler sağlayın. Değişikliklerinizin KPI ölçümleri, eğilimleri tespit etmenizi ve potansiyel büyüme alanlarını vurgulamanızı sağlar. Hangi aracı kullanırsanız kullanın, çoğu izleme ve raporlama yetenekleriyle donatılmıştır. Değişim yönetiminizi iyileştirmenize yardımcı olacak eyleme geçirilebilir ölçümleri belirleyin, bunları takip edin ve geliştirmelerinizi planlarken bunları kullanın.
4. İletişim stratejinizi yeniden düşünün
Değişiklikleri kuruluş genelinde nasıl iletiyorsunuz? Değişiklik talepleri nasıl gönderiliyor? İnsanların iletişim kurma yolları farklı olsa da, tutarsız yöntemler önemli mesajların kaçırılmasına neden olabilir, bu nedenle değişiklikler olduğunda insanlar şaşırır.
İyi bir iletişim stratejisi, değişime karşı direnci azaltmak için hayati önem taşır. İnsanlar neler olup bittiğini bildiklerinde, doğru beklentiler belirlenebilir ve herkes buna göre hazırlık yapabilir.
5. Çiğneyebileceğinizden fazlasını ısırmayın
Çoğu zaman, küçük değişikliklerin bir araya getirilip tek bir büyük sürümde dağıtıldığını görürüz. Bu, bazı durumlarda zamandan tasarruf sağlayabilir ve daha verimli olabilirken, aynı anda birden fazla olay ve sorun yaşanması riskini artırır. Bir araya getirilmiş değişikliklerle ilgili zorluk, gerçek sorunun nerede olduğunu belirlemenin zor olabilmesidir, bu da sorunu çözmek için daha fazla zaman ve çaba gerektiği anlamına gelir.
Mümkünse, işler ters gittiğinde kolayca yönetebileceğiniz değişiklikleri uygulayın.
BT değişim yönetimi yazılımınızı seçme
Değişim yönetiminin ne olduğunu, faydalarını ve dahil olan süreçleri ele aldık. Değişim yönetimi geniş bir kapsamı kapsar ve birçok süreçle bağlantılıdır, bu nedenle bunları desteklemek için doğru yazılımı bulmak çok önemlidir.
BT değişim yönetimi yazılımınızı ararken göz önünde bulundurmanız gereken bazı özellikler şunlardır.
· Akıllı otomasyon
Akıllı otomasyon yeteneklerinin yardımıyla temel değişiklik faaliyetlerinde yer alan manuel işi azaltın. Örneğin, doğru araçla, isteği inceleme için doğru kişilere gönderecek otomatik onay iş akışları ayarlayabilirsiniz.
· Bilgi veritabanı
Servis masası ekipleri ve son kullanıcılar için değişikliklerle ilgili önemli bilgiler için başvurulacak bir yer olması, insanların bir değişiklikten etkilenmeleri durumunda kendi sorunlarını çözebilecekleri anlamına gelir. Örneğin, bilinen bir sorun bir değişiklikle ilgiliyse, servis masası temsilcileri geçici çözümü bilgi makaleleri aracılığıyla bulabilir.
· Sürekli izleme ve otomatik uyarılar
Sürekli izleme ile BT ortamlarınızın sağlığını takip edebilirsiniz. Otomatik uyarılar ve bildirimler ayarlamak, değişikliklerinizdeki olası sorunları veya düzensizlikleri hızla tespit etmenizi ve bunları hızla çözmenizi sağlar.
· Diğer ITSM süreçleriyle sorunsuz entegrasyon
Bağımsız bir çözüm seçiyorsanız bu daha da önemlidir. Gördüğümüz gibi, değişim yönetimi birçok başka ITSM süreciyle yakından çalışır, bu nedenle seçtiğiniz çözümün bu etkileşimleri destekleyebilmesi gerekir.
· Güçlü raporlama yetenekleri
Uygulanan değişikliğinizin belirlenen hedeflere ulaşıp ulaşmadığını nasıl anlarsınız? Değişikliklerinizin etkisini ve performansını kolayca takip edebilmeli ve raporlayabilmelisiniz. Bu nedenle, ihtiyaç duyduğunuz verilerin yararlı ve ayrıntılı bir dökümünü içeren raporlar oluşturmanızı sağlayan özellikler olmazsa olmazdır.
KAYNAK : Craig Whytock(2022 September 14) What is IT change management? | The importance of the IT change management process. IFS Blog. https://blog.ifs.com/2022/09/what-is-it-change-management
