BT operasyon otomasyonu nedir?
BT operasyon otomasyonu, temel süreçlerin manuel işlemler gerektirmeden yürütülmesini sağlayan sistemi ifade eder. BT operasyon ekipleri, insan müdahalesine ihtiyaç duymadan bu süreçleri “otomatik pilota” alabilir ve çabalarını yüksek etkili projelere veya faaliyetlere yönlendirebilir.
Otomasyon, sektörde bir süredir popüler bir kavram. Hangi alanda olursanız olun, herkes otomasyonun faydalarından bahsediyor: zamandan tasarruf, hataları azaltma ve günlük işlerde manuel görevleri ortadan kaldırma. Bu özellikle BT söz konusu olduğunda geçerli. Dikkat edilmesi gereken birçok şey varken, BT operasyon otomasyonunu kullanmak kaçınılmaz.
BT Operasyonları Nedir?
BT operasyonları, BT departmanlarının teknolojilerinin sorunsuz çalışmasını sağlamak için yürüttüğü süreç ve hizmetler bütünüdür. Bunlar, herkesin iş operasyonlarını yürütmesini sağlayan ve tüm BT sistemlerinin (dahili ve harici, donanım ve yazılım) yönetimini kapsayan temel faaliyetlerdir.
BT operasyonları, ITSM için en yaygın olarak kabul gören en iyi uygulama çerçevelerinden biri olan ITIL’in dört işlevinden biri kapsamındadır ve bu da etkili BT yönetimindeki önemini vurgular. Bu nedenle, BT departmanında BT operasyon süreçlerini yöneten özel bir ekip görmek oldukça yaygındır.
BT operasyonları kapsamında çok çeşitli faaliyetler yer alır. Bunlara genellikle, bir BT bilet sistemi aracılığıyla kuruluş genelinden gelen BT destek taleplerine yanıt vermek veya bakım çalışmaları yapmak dahildir.
Bir kuruluşun sürekli artan BT yetenekleriyle birlikte, BT operasyonlarının yürütülmesi ve yönetilmesi daha karmaşık hale gelmiştir. Bu durum, bu sorunu çözmek için farklı BT operasyon modellerinin ortaya çıkmasına yol açmıştır.
BT operasyon modelleri: DevOps, AIOps, NoOps
BT operasyon süreçlerini iyileştirmeye odaklanan teknolojik gelişmeler, bir kuruluşun BT’sini yönetme biçimini şekillendiren farklı modellerin veya disiplinlerin ortaya çıkmasına neden oldu. İşte bunlardan üçü, sürekli olarak karşımıza çıkıyor.
1. DevOps
‘Geliştirme’ ve ‘operasyon’ kelimelerinden türetilen DevOps , uygulama ve hizmetleri hızlı ve verimli bir şekilde sunmak için iş birliğine dayalı bir yaklaşımı destekleyen felsefe ve uygulamaların birleşimidir. Yazılım geliştirme ve BT operasyon uygulamalarının birleşimiyle süreçlerini hızlandıran kuruluşlar, müşterilerine daha etkili hizmet verebilir ve rekabette öne geçebilirler.
2. AIOps
İlk olarak Gartner tarafından ortaya atılan AIOps (BT operasyonları için Yapay Zeka), hizmet kullanılabilirliğini ve sunumunu optimize etmek için yapay zeka teknolojilerinin BT operasyon faaliyetlerine uygulanmasıdır. Makine öğrenimi, öngörücü analiz ve doğal dil işleme gibi gelişmiş teknolojilerden yararlanan AIOps, mevcut BT ortamlarının karmaşıklıklarını yönetmenize, sorunları hızla tespit etmenize ve işletme üzerindeki olumsuz etkileri azaltmanıza yardımcı olabilir.
3. NoOps
NoOps veya “işlem yok”, ilgili faaliyetleri veya görevleri yönetmek için bir ekibe ihtiyaç duymayan eksiksiz bir BT operasyon otomasyonu kavramıdır. Birden fazla teknolojinin kullanılmasını ve bir kuruluşun BT süreçlerinin ve iş akışlarının, genellikle insanlar tarafından yapılan en karmaşık görevler için bile temassız BT operasyonlarını garanti altına alacak şekilde yeniden tasarlanmasını içerir. Bu, AIOps yaklaşımını bir adım öteye taşır, çünkü gerçek NoOps, insan müdahalesine gerek kalmadan tamamen otomatikleştirilmiş BT operasyonları anlamına gelir. Ancak DevOps veya AIOps’un aksine, insanlar NoOps’un bir gerçeklikten ziyade, daha çok arzu edilen bir hedef olduğunu savunuyorlar.
BT operasyonlarının otomasyonu neden önemlidir?
Manuel BT operasyonları imkansız değil. Ancak bunun birçok dezavantajı var. Eğimin önünde kalmak ve müşteri talep ve beklentilerini karşılamak istiyorsanız, geleneksel iş yapma yöntemleri artık işe yaramıyor.
1. Manuel süreçlere çok fazla zaman harcanıyor
BT artık zaman ayıramıyor. İnsanlar artık işletmelerin müşteri ihtiyaçlarını karşılama konusunda anında, erişilebilir ve hızlı yanıt vermesini bekliyor. BT’nin de iş gereksinimlerini karşılamada aynı şekilde davranması gerekiyor. BT operasyonlarınızı otomatikleştirmemek, kuruluşunuzun çevik olmasını ve hızlı tempolu bir iş ortamına ayak uydurmasını engelliyor.
2. Otomasyon eksikliği hizmet kullanılabilirliğini riske atar
BT hizmet kesintileri maliyetlidir ve hizmetleri çalışır durumda tutmak için manuel süreçlere güvenmeye devam etmek, bu tür kesintilerin olasılığını artırır. Kritik bir hizmet veya uygulama kesintiye uğradığında, diğer her şey de olumsuz etkilenir. BT operasyon otomasyon araçları, BT ekiplerinin sorunları hizmetleri etkilemeden önce hızla tespit edip çözmelerine yardımcı olabilir. Ayrıca, bir kesinti durumunda bu araçlar kesintilerin etkisini ve süresini en aza indirmeye de yardımcı olabilir.
3. İnsan hataları yanlış bilgilere ve hatalara yol açar
Dikkatli bir planlama yapılsa bile, özellikle de iş yükleri çok fazlayken, insanlar hata yapabilir. Manuel veri girişi veya uygulamaları bu hatalara karşı hassastır. Ve çoğu zaman bunlar, hizmetlerinizde sorunlara yol açmaya başlayana kadar bir süre fark edilmeyebilir. Bu aşamada, sorunları çözmek için önemli miktarda iş gerekebilir. Doğru adımları otomatikleştirmek, bu şekilde yapılan hataları azaltabileceğiniz anlamına gelir.
4. Bağlantılı kaynaklar inovasyonu engeller
Kısıtlı bütçeler ve artan iş beklentileriyle başa çıkmaya çalışan BT ekipleri, inovasyona yer açarken aynı zamanda ayak uydurmakta zorlanıyor. Buna bir de manuel operasyonları yönetmeyi eklerseniz, üstesinden gelmek çok zor olabilir. Kaynaklar manuel süreçlere bağlı kaldığında, inovasyonu teşvik etme fırsatları azalır. Kaynaklarınızı otomasyon yoluyla tekrarlayan ve zahmetli görevlerden kurtarmak, size yenilikçi fikirler için gerekli alanı ve yeteneği sağlayabilir.
BT operasyon otomasyonunun faydaları nelerdir?
Manuel süreçlerle uğraşmak kuruluşlar için riskli bir iştir. Ancak BT operasyon otomasyonuyla birçok avantaj elde edebilirsiniz. İşte BT ekiplerinin BT operasyonlarını otomatikleştirerek nasıl fayda sağlayabileceklerine dair kısa bir özet.
1. Maliyetleri azaltır
BT ekipleri, işleri manuel olarak yaparken sıklıkla meydana gelen maliyetli hataları azaltarak işletme maliyetlerini düşürebilir. Daha iyi hizmet kullanılabilirliği, kritik iş süreçlerinin kesintiye uğramaması anlamına gelir, bu da kuruluşların paradan tasarruf etmesini ve kârlarını artırmasını sağlar.
2. İnsanlarınızdan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olur
Son derece yetenekli BT ekibinizin basit ve tekrarlayan görevlerle uğraşması ne kadar büyük bir israftır? Rutin faaliyetleri otomatikleştirerek, çalışanlarınızı yalnızca beceri ve uzmanlıklarından tam olarak yararlanmalarını değil, aynı zamanda kuruluşa yüksek düzeyde etki sağlamalarını da sağlayacak işlere yönlendirebilirsiniz.
3. Üretkenlik seviyelerini artırır
Sıradan ve manuel işlerin otomasyonu sayesinde, çalışanlar daha az zamanda daha çok iş başarabilir. Enerjilerini daha etkili faaliyetlere harcayabilir ve rollerinin daha stratejik yönlerine odaklanabilirler. Günlük işlerin “sıkıcı” yanlarını ortadan kaldırarak, herkes çalışma saatleri boyunca daha motive ve üretken hissedebilir.
4. İç ve dış müşteri memnuniyetini artırır
Otomasyon, çalışanlarınızın daha fazlasını başarmasına yardımcı olarak, yalnızca çalışanlarınıza değil, müşterilerinize de çok daha yüksek kalitede hizmet sunabilirsiniz. Dahili ekiplerinize daha iyi destek sağlayarak, çalışanlarınız en iyi işlerini yapmaya devam edebilir, kendilerini bağlı ve üretken hissedebilirler. Bu da onları müşterilere daha iyi hizmet vermeye motive ederek müşteri deneyimini iyileştirir. Mutlu çalışanlar, mutlu müşteriler demektir!
5. Yatırım getirisini hızlandırır
Belirtildiği gibi, BT operasyon otomasyonunun uygulanması çıktıyı artırır ve işletme maliyetlerini düşürerek kuruluşların yatırım getirisini daha hızlı elde etmelerini sağlar. Otomatikleştirebileceğiniz temel süreçleri belirleyerek, otomasyonun en fazla değeri sağlayabileceği ve teknoloji yatırımlarınızdan en iyi şekilde yararlanabileceğiniz alanları belirleyebilirsiniz.
6. Esnekliği artırır
Hızlı tempolu bir iş ortamında, hızlı uyum sağlama yeteneği hayati önem taşır. BT operasyon otomasyonu, sizi manuel çalışmanın kısıtlamalarından kurtararak sürekli değişen durumlarda hızla hareket etmenizi sağlar. Yeni teknolojilerin uygulanmasından yeni yasal gerekliliklere uyum sağlamaya kadar, otomasyon size ihtiyaç duyduğunuz esnekliği sağlayabilir.
7. Daha iyi görünürlük sağlar
BT operasyonlarınızı etkili bir şekilde yürütmek için BT ortamlarınızda neler olup bittiğini bilmeniz gerekir. İzleme ve raporlama süreçlerinizi otomatikleştirmek size bu görünürlüğü sağlar. Bu, bir sorun ortaya çıktığında hızlı bir şekilde harekete geçmeniz için gereken bilgileri sağlar ve BT operasyonlarınızı nasıl optimize edebileceğiniz konusunda daha iyi içgörüler edinmenizi sağlar.
8. Tutarlılığı teşvik eder
Gereksinimleri ve süreçleri belirledikten sonra otomasyon, sağladığınız hizmet kalitesinin ve teslimatının tutarlı olmasını sağlamaya yardımcı olur. BT operasyon otomasyon araçları, istediğiniz çıktıyı garantilemek için parametreler belirlemenize ve ölçümleri izlemenize olanak tanır ve hatta bir sorun olması durumunda sizi gerçek zamanlı olarak uyarır.
Hangi BT operasyonlarını otomatikleştirebilirsiniz?
Otomatikleştirebileceğiniz şeyler çok çeşitlidir, bu nedenle büyük ölçüde kuruluşunuzun ihtiyaçlarına bağlıdır. Otomasyonun en fazla etkiyi yaratabileceği bazı BT operasyonlarına örnekler seçtik.
Değişim yönetimi
BT değişiklik yönetimi, bir kuruluşun BT altyapısında değişikliklerin hayata geçirilmesinde yer alan uygulamalar bütünüdür. Bu, dokümantasyon, onay, planlama, uygulama ve gerçekleşen iletişimleri içerir. Amaç, işletme genelinde gerçekleşen değişikliklerin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.
Değişim yönetimi süreçlerine otomasyon uygulanması, değişim uygulamasının başarı oranını artırır ve BT ekibi bu değişiklikleri, uygulama öncesinde, sırasında ve sonrasında daha iyi iletebilir.
BT olay yönetimi, BT hizmet kesintilerini çözmeye ve bunları mümkün olan en kısa sürede normal şekilde çalışır duruma getirerek işletme üzerindeki etkisini en aza indirmeye odaklanır. Temel faaliyetlerden bazıları olay tespiti, önceliklendirme, inceleme ve teşhistir.
Olayların potansiyel etkisi, çözümsüz kaldıkları süre uzadıkça artar. Otomatikleştirilmiş iş akışları, BT ekiplerinin olaylar konusunda hızla uyarılmasını sağlayarak, iş hizmetlerine ve operasyonlarına önemli zararlar vermeden önce hızlı bir şekilde harekete geçmelerini sağlar.
Bilgi yönetimi
Bilgi yönetimi, işletme genelinde bilgi alışverişi sağlamak ve herkesin kolayca erişebilmesini sağlamak amacıyla bilginin toplanmasını, düzenlenmesini, dağıtımını ve analizini denetler. Bu bilgi genellikle SSS yanıtları, nasıl yapılır kılavuzları, konuya özel kaynaklar ve kullanıcılar tarafından oluşturulan forum gönderileri şeklindedir.
BT operasyonlarının otomasyonu, içerik kalitesinden ödün vermeden bilgi yayınlama süreçlerinizi kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir.
Performans izleme
Performans izleme, BT operasyon ekipleri için hayati bir görevdir. Aksi takdirde, BT altyapınızdan, çalışanlarınızdan veya süreçlerinizden elde edilen değeri nasıl en üst düzeye çıkarabilirsiniz? BT performansınızı bilmek, kuruluşunuzun hedeflerine ulaşma yolunda ilerlemesini sağlamak için çok önemlidir.
Otomasyon araçlarıyla, BT altyapınızın durumunu bildirmek veya hedeflerinize ulaştığınızdan emin olmak için performans parametreleri ve otomatik uyarı sistemleri tanımlayabilirsiniz. Bu, BT operasyonlarının ne kadar iyi yürütüldüğüne dair daha iyi bir görünürlük sağlayacak ve sorunları erken aşamada çözebilmenizi sağlayacaktır.
Güvenlik yönetimi
Güvenlik yönetimi, BT hizmetlerini ve varlıklarını risklere karşı korumaya odaklanan temel bir süreçtir. Bu, söz konusu varlıkların belirlenmesini, bunları korumak için politika ve süreçlerin uygulanmasını ve bunların artan risklere uyum sağlamak için zaman içinde güncel tutulmasını ve gözden geçirilmesini içerir.
Siber güvenlik sorunlarının %95’i insan hatasından kaynaklanmaktadır. Güvenlikle ilgili bazı temel görevlerin otomatikleştirilmesi, güçlü politikalar ve gelişmiş siber güvenlik eğitimiyle birlikte, kuruluşun ve varlıklarının güvenliğini önemli ölçüde artırabilir.
BT operasyonlarının otomasyonu için en iyi uygulamalar
BT operasyon otomasyonu bir kuruluş için birçok avantaj sağlayabilir, ancak bu ancak yaklaşımınız kadar iyi olacaktır. Otomasyondan elde edebileceğiniz değeri en üst düzeye çıkarmak için, bunu işletmeniz genelinde uygularken aklınızda bulundurmanız gereken bazı önemli hususlar vardır.
1. Otomasyon hedeflerinizi belirtin
Otomasyon, başarılı bir uygulama için gereken kaynaklar, zaman ve çaba açısından orantılı bir yatırım gerektirir. Bu nedenle, bunu doğru nedenlerle yapmanız önemlidir. Otomasyon yolculuğunuza başlamadan önce, bundan ne elde etmek istediğinizi ve bu amaca ulaşmak için atmanız gereken adımları belirleyin. Bu aynı zamanda, performansı nasıl ölçeceğinizi ve ilerlemeyi takip etmek için hangi metrikleri kullanacağınızı düşünmek için de iyi bir zamandır.
2. Doğru süreçleri seçin
BT operasyon otomasyonunun faydalarını göz önünde bulundurarak, her şeyi tek seferde otomatikleştirmek cazip gelebilir. Ancak bu kolayca ters tepebilir ve mevcut süreçlerinizi daha da karmaşık hale getirebilir. Öncelik sırasına göre kritik veya kritik olmayan süreçleri otomatikleştirmeyi seçseniz de, küçükten başlayıp yukarı doğru ilerlemek önemlidir. Bu, belirli süreçlerin otomatikleştirilmesinin kuruluşunuzun çalışma şeklini nasıl etkileyebileceğini anlamanızı sağlar.
3. Doğru araçları edinin
Sırada kullanmak istediğiniz araçlar var. Hangi araç setini seçerseniz seçin, kuruluşunuzun ihtiyaçlarını karşılayabilmeli ve otomasyon hedeflerinizi destekleyecek yeteneklere sahip olmalıdır. Kullanılabilirlik ve ölçeklenebilirlik de bu aşamada dikkate alınmalıdır. Kafa karıştırıcı bir arayüze sahip veya işe koyulmadan önce zorlu bir öğrenme süreci gerektiren bir aracı kim kullanmak ister ki? Ve kurumsal değişikliklerle nasıl ölçeklenir? İşletmenizin bir-iki yıl içinde yetersiz kalabileceği bir yazılımı uygulamak için değerli zamanınızı boşa harcayabilirsiniz.
4. Rolleri ve sorumlulukları belirleyin
Süreçlerinizi otomatikleştirmek, çalışanlarınızın çalışma şeklini etkileyeceğinden, bu değişikliklerin herkesin rol ve sorumluluklarıyla birlikte iletilmesi çok önemlidir. Bu, kimin neyi, nerede ve nasıl yaptığı konusunda kafa karışıklığını önlemekle kalmaz, aynı zamanda süreçleriniz içinde hesap verebilirliği de teşvik eder. Otomasyon planlarınız üzerinde çalışırken, sürece dahil olan herkesin sürecin her adımında neler olup bittiğini anladığından emin olun.
5. Kullanıcıları eğitin
İstediğiniz sonuçlara ulaşmak için, herkesin BT operasyon otomasyon stratejilerinize katılmasını sağlamalısınız. Bu, kullanıcılara kullanacağınız araçlara, otomasyonu neden uygulamaya koyduğunuza ve bu girişimde başarının nasıl göründüğüne alışmaları için eğitim kaynakları sağlamayı içerir. Çalışanlarınızı eğitmek, bu tür değişiklikler gerçekleştiğinde hissedilen direnci veya hayal kırıklığını azaltır.
6. Bir test ortamı oluşturun
Yapmayı düşündüğünüz tüm kalıcı değişikliklerde olduğu gibi, otomasyon süreçlerinizi de işletmenizin geneline uygulamadan önce test etmelisiniz. Bu, olası aksaklıkları gidermenizi ve hataları tespit etmenizi sağlamanın yanı sıra, herkesi etkilemeden farklı yaklaşımları deneme özgürlüğü de sunar. Bu aşamada olası sorunları önlemek, otomasyon projenizin başarı oranını artırır.
7. Bir yedek planınız olsun
Süreçlerinizi en ince ayrıntısına kadar planlayıp hazırlık yapabilirsiniz, ancak süreçlerinizi otomatikleştirirken yine de başarısızlık riski olabilir. Durum böyle. Bu nedenle, işler ters giderse bir yedek plan şarttır. Bu senaryo ne kadar olası görünmese de, operasyon kesintilerini veya hizmet kesintilerini en aza indirmek için prosedürleriniz olmalıdır.
8. Sürekli iyileştirmeler yapın
Teknoloji o kadar hızlı ilerliyor ki, kuruluşların ayak uydurabilmek için çevik ve esnek olmaları zorlaşıyor. Bu da, BT operasyon otomasyonunun uygulama aşamasında “tamamlanmış” bir iş olamayacağı anlamına geliyor. Başarısının yarısı, uygulama sonrası sürekli izleme ve iyileştirmelerde yatıyor. İlerlemeyi izlemek için KPI’ları kullanarak, iyileştirme alanlarını belirleyebilir ve süreçlerinizin verimliliğini artırabilirsiniz.
BT operasyon otomasyonunda yaygın hatalar
· Otomasyona aşırı güvenmek
Otomasyon birçok şeyi başarmanıza yardımcı olabilir, ancak kötü tasarlanmış süreçleri düzeltmek bunlardan biri değildir. BT operasyon otomasyonu, hem iyi hem de kötü süreçlerinizde halihazırda yaptıklarınızı geliştirir. Stratejilerinizdeki boşlukları kapatmayı amaçlamaz. Otomasyonu uygulamadan önce, temellerinizi ele aldığınızdan ve otomasyonla daha da kötüleşebilecek verimsizlikleri ortadan kaldırdığınızdan emin olmalısınız.
· Karmaşık süreçlere zaman harcamak
Verimsiz süreçlerden bahsetmişken, otomasyonun çözüm olmayabileceği durumlar da olacaktır. Asıl sormanız gereken soru, kötü tasarlanmış veya yürütülen süreçleri tamamen durdurmanın zamanı gelip gelmediğidir. Mevcut bir süreci otomasyon planlarınıza uyacak şekilde yeniden düzenlemeye çalışarak çok zaman kaybedebilirsiniz; oysa aslında onu stratejinizden çıkarmak daha mantıklıdır.
· Kültürel etkiyi dikkate almamak
Verimliliği artırmak ve inovasyonu teşvik etmek, kuruluşların rekabette öne geçmek istemeleri için temel önceliklerdir; ancak otomasyonun kurum kültürünü nasıl etkilediğini unutmamalısınız. En çok etkilenenler çalışanlarınız ve müşterileriniz olacağından, yalnızca rollerinin nasıl değişebileceğini değerlendirmekle kalmayıp, bu değişiklikleri etkili bir şekilde iletmeniz de önemlidir.
· Otomasyon süreçlerinizi araçlarınız etrafında tasarlama
BT operasyon otomasyon araçları oldukça karmaşık olabilir ve sundukları tüm akıllı özellikler karşısında büyülenmek kolaydır. Elbette, paranızın karşılığını en iyi şekilde almak için bunlardan yararlanmak istersiniz. Ancak bundan da öte, bu teknolojilerden nasıl yararlanacağınızı belirlerken aracın çalışanlarınıza nasıl destek olabileceği önceliğiniz olmalıdır. Araçları kullanacak kişilerin en başından itibaren sürece dahil olmalarını ve bu araçları en iyi şekilde nasıl kullanacaklarına dair fikirlerini almalarını sağlayın.
Bir BT operasyon otomasyon aracında nelere dikkat edilmelidir?
BT operasyon otomasyon araçları için çok sayıda seçenek bulmak zor olabilir. Bu nedenle, otomasyon yolculuğunuzda size yardımcı olacak teknolojiyi seçerken göz önünde bulundurmanız gereken bazı noktaları seçtik.
• Kullanım kolaylığı
Otomasyon araçlarını uygulamak herkesin hayatını kolaylaştırmalıdır, ancak seçtiğiniz teknolojinin kullanımı ve uyarlanması çok karmaşıksa bu mümkün olmayacaktır.
• Ölçeklenebilirlik
Kuruluşunuz büyüdükçe ve değiştikçe, seçtiğiniz sistemin sizinle birlikte ölçeklenebilmesi önemlidir. İş akışlarını özelleştirmek ne kadar kolay? Sisteme eklenen kullanıcı veya varlık sayısı açısından kapasitesi nedir?
• Uygulama
Bu, özellikle sıkı bir proje takvimi olanlar için önemlidir. Uygulama sürecinin neleri içerdiğini öğrenmelisiniz. Hızlı bir şekilde hayata geçirebilmek, hızla çalışmaya başlayabileceğiniz ve daha erken değer elde edebileceğiniz anlamına gelir.
• Esneklik
Hangi temel süreçlerin otomatikleştirileceği her kuruluş için farklılık gösterecektir. Bu nedenle, tercih ettiğiniz BT operasyon otomasyon aracının bunu destekleyebilmesi ve belirli bir esneklik düzeyine sahip olması çok önemlidir.
KAYNAK : Stephane Maes ( 2022 July 19) What is IT Operations Automation and what are its top benefits?. IFS Blog. https://blog.ifs.com/2022/07/it-operations-automation
