Her müzisyenin enstrümanını kusursuz bir şekilde çaldığı ancak koordinasyon veya senkronizasyonun olmadığı bir orkestrayı hayal edin. Sonuç, uyumlu bir şaheser yerine uyumsuz seslerin kakofonisi olurdu. İş dünyasında, kuruluşlar içinde silolar oluştuğunda benzer bir fenomen ortaya çıkar. Departmanlar arasındaki bu engeller iş birliğini engeller, iletişimi engeller ve ilerlemeyi engeller. Ancak, bu siloları yıkıp kuruluşların tüm potansiyelini ortaya çıkarabilecek güçlü bir çözüm var: Kurumsal Hizmet Yönetimi (ESM) .
Bu blog yazısında, ESM’nin iş silolarını etkili bir şekilde nasıl ortadan kaldırabileceğini inceleyeceğiz. Siloların neden oluştuğunu, bunlarla ilişkili maliyetleri ve bir organizasyon içinde ESM’yi uygulamanın pratik faydalarını derinlemesine inceleyeceğiz.
Bir organizasyonda neden silolar oluşur?
Bu soruya tek bir cevap yoktur, çünkü nedenler bir organizasyondan diğerine değişebilir. Ancak, bu organizasyonel engellerin oluşumuna ve güçlenmesine genellikle birkaç faktör katkıda bulunur.
Departman zihniyeti
Birçok organizasyonda, departmanlar her biri kendi hedef, amaç ve hatta kelime dağarcığına sahip ayrı varlıklar olarak işlev görür. “Biz ve onlar” zihniyeti kökleşir ve departman sınırları arasındaki iletişim zorlaşır.
İletişim eksikliği
Etkili iletişim, her başarılı organizasyonun can damarıdır. Ancak, departmanlar arasında iletişim kanalları sınırlı, parçalı veya hiç olmadığında, silolar ortaya çıkmaya başlar. Liderlik danışmanlık şirketi Fierce, Inc. tarafından yapılan bir araştırma, çalışanların ve yöneticilerin %86’sının iş yeri başarısızlıklarını iş birliği eksikliğine veya etkisiz iletişime bağladığını buldu.
Organizasyon yapısı
Hiyerarşik yapılar, bilgi ve karar alma çoğunlukla yukarıdan aşağıya doğru aktığından, istemeden siloları besleyebilir. Silolar, bilginin sıkı bir şekilde korunduğu ve bunun sonucunda farklı düzeyler ve işlevler arasında şeffaflık ve iş birliğinin eksikliğine yol açan organizasyonlarda gelişir.
Teknoloji parçalanması
Farklı sistemler ve eski teknolojiler bir organizasyon içindeki siloları daha da kötüleştirebilir. Farklı departmanlar verileri etkili bir şekilde entegre etmeyen veya paylaşmayan ayrı araçlar ve platformlar kullandığında, bu bilgi darboğazları yaratır ve işlevler arası iş birliğini engeller.
Teşvikler ve performans ölçümleri
Silolar, kolektif hedeflere kıyasla bireysel başarıları önceliklendiren teşvikler ve performans ölçümleriyle güçlendirilebilir. Çalışanlar yalnızca departman başarılarına göre ödüllendirildiğinde, diğer ekiplerle işbirliği yapmaya veya kaynak paylaşmaya daha az eğilimli olabilirler.
İşletme silolarının maliyeti
Bu organizasyonel engellerin ağır bir bedeli vardır. Kaynakları tüketir, üretkenliği engeller ve ilerlemeyi engeller. İş silolarıyla ilişkili iki büyük maliyete bir göz atalım: para ve insanlar.
Para
Bir organizasyon içinde silolar mevcut olduğunda, bunun finansal etkisi önemli olabilir. Silolar verimliliği engeller, bu da tekrarlanan çabalara, boşa harcanan kaynaklara ve maliyet tasarrufu için kaçırılan fırsatlara neden olur . İşte siloların parasal sonuçlarına ışık tutan birkaç göz açıcı istatistik:
- Panopto İşyeri Bilgi ve Üretkenlik Raporu’na göre , ortalama bir büyük ABD işletmesi, verimsiz bilgi paylaşımı nedeniyle yılda 47 milyon dolar üretkenlik kaybı yaşıyor .
- Grammarly’nin Harris Poll ile birlikte hazırladığı İş İletişimi Durumu raporu, yanlış iletişimin ABD’li işletmelere çalışan başına 12.506 dolara mal olduğunu ortaya koydu
İnsanlar
Silolar yalnızca karı etkilemez; aynı zamanda bir organizasyon içindeki insanları da etkiler. Bu engellerin iş gücünü nasıl etkilediğini inceleyelim:
Çalışanların hayal kırıklığı
Silolar etkili iletişim ve işbirliğinin önünde engeller oluşturarak çalışanlar arasında hayal kırıklığına yol açıyor.
Azaltılmış verimlilik
Departmanların izole bir şekilde çalışması, çabaların tekrarlanmasına, karar alma süreçlerinin gecikmesine ve verimsizliğe yol açar.
Yetenek tutma
Silolar ayrıca çalışanların memnuniyetsizliğine ve bağlılığının azalmasına da katkıda bulunarak, kuruluşların en iyi yetenekleri çekmesini ve elde tutmasını zorlaştırabilir .
Sonuç olarak, iş siloları hem finansal hem de insan sermayesi açısından yüksek bir maliyete yol açar. Silosuz bir ortam yaratarak, kuruluşlar iş gücünün tüm potansiyelini açığa çıkarabilir, üretkenliği artırabilir ve en iyi yetenekleri çeken ve elinde tutan bir kültür yaratabilir.
ESM iş silolarını nasıl kırıyor?
Departmanların sorunsuz bir şekilde işbirliği yaptığı, bilgilerin zahmetsizce aktığı ve ekip çalışması ile inovasyonun geliştiği bir dünya hayal edin. Bu ütopya iş dünyasında çok uçuk görünebilir, ancak ESM’nin gücü sayesinde bu inatçı siloları yıkmak gerçeğe dönüşüyor. ESM’nin organizasyonel dinamikleri nasıl devrimleştirdiğini ve bir işbirliği ve büyüme kültürünü nasıl beslediğini inceleyelim .
Sürtünmeyi ortadan kaldırır
ESM, departmanlar arası işbirliğini engelleyen sürtünmeyi ortadan kaldıran bir yağlayıcı görevi görür. ESM, hizmet sunumu ve iletişim için birleşik bir platform sağlayarak ekiplerin kolayca bağlantı kurmasını, bilgi paylaşmasını ve ortak hedeflere doğru birlikte çalışmasını sağlar.
Üretkenliği artırır
ESM, süreçleri kolaylaştırarak ve iş akışlarını otomatikleştirerek kuruluşlara güç verir. ESM, talepleri, onayları ve görevleri merkezileştirerek gereksiz manuel çabaları ortadan kaldırır, zamandan tasarruf sağlar ve üretkenliği artırır.
Bilgi paylaşımını iyileştirir
Bilgi güçtür ve ESM, departmanlar arasında bilgi paylaşımını kolaylaştırarak bu gücü açığa çıkarır. Merkezi bir bilgi tabanıyla çalışanlar, ilgili bilgilere, en iyi uygulamalara ve kaynaklara erişebilir ve bilgi ambarlarını ortadan kaldırabilir. IDC tarafından yapılan bir araştırma, bilgi çalışanlarının günde 1,8 saate kadar bilgi aradığını ortaya koymaktadır. ESM bu süreyi azaltır ve bilgi paylaşımını teşvik ederek daha bilinçli karar alma ve iyileştirilmiş sonuçlar sağlar.
Hesap verebilirliği teşvik eder
ESM, organizasyonel yapıya şeffaflık ve hesap verebilirlik getirir. ESM, hizmet taleplerini, görevleri ve performans ölçümlerini izleyerek ve takip ederek, bireyleri ve departmanları katkılarından sorumlu tutar. Bu hesap verebilirlik, bir sahiplik ve iş birliği duygusunu teşvik ederek, parmakla işaret etmeyi azaltır ve paylaşılan sorumluluk kültürünü besler.
Yeniliği teşvik eder
Silolar, fikirlerin ve farklı bakış açılarının çapraz tozlaşmasını engellediği için inovasyonu engeller. ESM bu engelleri ortadan kaldırarak iş birliği ve işlevler arası inovasyon için fırsatlar yaratır. ESM, fikir paylaşımı, geri bildirim ve iş birliği için bir platform sağlayarak inovasyonun gelişebileceği bir ortam yaratır.
ESM sadece bir moda sözcük değil; organizasyon dinamikleri alanında oyunun kurallarını değiştiriyor ve işletmelerin işleyiş biçimini yeniden şekillendiriyor. Departmanları ayıran duvarları yıkıyor ve uyumlu, işbirlikçi ve çevik bir organizasyon için yolu açıyor.
KAYNAK: Craig Whytock.(2023 June 1)How ESM breaks business silos.IFS Blog. https://blog.ifs.com/2023/06/how-esm-breaks-business-silos
