Bilmeyenler için, Kurumsal Hizmet Yönetimi pelerinli bir süper kahraman değildir, ancak İnsan Kaynakları dünyasında kesinlikle harikalar yaratabilir . Bu blogda, ESM dünyasına ve İK’yı güçlendirmedeki dönüştürücü yeteneğine doğrudan dalıyoruz.
İK ekipleri neden buna önem vermeli?
ESM ön plana çıktığında, İK süreçleri sadece daha iyi olmakla kalmaz, aynı zamanda olağanüstü derecede verimli, kullanıcı dostu ve veri odaklı hale gelir.
Peki ESM, İK süreçlerini hangi yollarla dönüştürebilir?
1. Süreçleri standart hale getirir ve İK operasyonlarına uyum getirir
Her günün yeni bir macera gibi hissedilebildiği, vahşi ve öngörülemez İK dünyasında, tutarlılığı gösteren bir pusulaya ihtiyaç vardır.
ESM’nin süper gücü standardizasyondur. Bu, işe alımdan oryantasyona ve performans değerlendirmelerine kadar İK süreçlerinin her zaman aynı en iyi uygulamaları takip etmesini sağlamaktır.
Her çalışanın işe başladığında ne bekleyeceğini, performans değerlendirmelerinin nasıl yürütüleceğini ve izin talebinde nasıl bulunacağını tam olarak bildiği bir dünyayı hayal edin. ESM bu süreçleri düzene sokarak tutarlı, tekrarlanabilir ve sektör standartlarıyla uyumlu olmalarını sağlar.
2. Çalışanlara bir İK hizmet kataloğu ve self servis ile seçim yapma olanağı sağlar
İK evreninde her çalışanın kendine özgü ihtiyaçları vardır. İzin taleplerinden fayda kaydına ve performans değerlendirmelerine kadar, İK yolculuğu bir labirent gibi hissedilebilir.
ESM genellikle İK’nın hizmetlerini tanımlayıp yayınlayabileceği hizmet kataloglarının oluşturulmasını içerir . Bu, çalışanların ihtiyaç duyduklarını kolayca seçebildiği bir restoran menüsüne benzer.
Sarah adında, hak ettiği bir tatil için birkaç gün izin talep etmesi gereken bir çalışanı hayal edin. Geçmişte, bu İK personeli ve evrak işlerini aramayı gerektirebilirdi. Ancak ESMile Sarah, çalışan portalına giriş yapar, hizmet kataloğunda ‘İzin İste’ye tıklar ve iş tamamdır.
ESM, çalışanların İK ihtiyaçlarını kontrol altına almalarını sağlarken, İK ekiplerinin iş yükünü de azaltır. İK’yı bir hizmet sağlayıcıdan çalışan başarısını sağlayan bir kuruma dönüştüren bir kazan-kazan durumudur.
3. Otomatik iş akışı yönetimi aracılığıyla hizmetin yerine getirilmesini basitleştirir
İK süreçleri genellikle çalışanların işe alınması , performans değerlendirmeleri ve izin onayları gibi görevlerin karmaşık danslarıdır . Geçmişte, bu süreçler dikkatlice koreografisi yapılmış bir baleye benziyordu, ancak bazı atlanmış adımlar ve yalpalamalar vardı.
ESM bu baleyi bir senfoniye dönüştürüyor. ESM, İK iş akışlarını otomatikleştirerek manuel müdahalelere olan ihtiyacı ortadan kaldırıyor ve hata riskini azaltıyor.
Şirkete yeni katılan birini hayal edin. ESM ile İK, evrak işleri tamamlandığında bir bildirim alır. Bu, bir dizi görevi tetikler: iş istasyonlarını kurmak, onları bordroya eklemek, oryantasyonu planlamak – her şey kusursuz bir şekilde gerçekleşir ve kusursuz bir ilk izlenim sağlar.
ESM, İK’yı yalnızca verimli kılmakla kalmaz; aynı zamanda tutarlı hale getirir. Her adımda aynı en iyi uygulamaları takip ederek, İK, ter dökmeden birden fazla görevi idare edebilen iyi yağlanmış bir makine haline gelir.
4. İK ile ilgili olayların ve taleplerin daha kolay yönetilmesini sağlar
İK’nın uçsuz bucaksız okyanusunda, olaylar ve talepler beklenmedik fırtınalar gibi ortaya çıkabilir. Çalışanların şikayetleri, faydalarla ilgili soruları veya BT ile ilgili sorunları olabilir. Geçmişte, bu endişeler e-posta denizinde amaçsızca sürüklenmiş olabilir.
IFS assyst gibi ESM platformları, hiçbir endişenin gözden kaçmamasını sağlayan olay ve talep yönetimi yetenekleriyle donatılmıştır . Çalışanlar portal üzerinden sorularını veya sorunlarını gönderebilir ve buradan İK hassas bir şekilde devralır. Sistem her bir vakayı takip ederek İK ile çalışan arasında zamanında çözüm ve net iletişim sağlar. İK’nın sorumlulukları üzerindeki kontrolünü sürdürmesine yardımcı olurken çalışan memnuniyetini artırır.
ESM, İK’nın her zaman işinin başında olmasını, olayları ve talepleri etkin bir şekilde ele almasını ve hiçbir endişenin gözden kaçmamasını sağlar.
5. Bilgi yönetimiyle bilinçli İK kararlarına giden yolu aydınlatmaya yardımcı olur
Çalışanlar sıklıkla şirket politikaları, prosedürleri ve faydalarıyla ilgili yanıtlar ararlar ve İK ekiplerinin kesin bilgileri derhal sağlaması gerekir. İşte Kurumsal Hizmet Yönetiminin (ESM) büyüleyici gücü burada devreye girer.
ESM çözümleri genellikle İK bilgeliğinin deposu olarak görev yapan bilgi yönetim sistemlerini bünyesinde barındırır. ESM, bu kritik bilginin kilitli kalmamasını ve bir işaret fişeği gibi parlamasını sağlar.
Lisa diye adlandıracağımız bir çalışanın şirketin uzaktan çalışma politikasını düşündüğünü hayal edin. ESM’nin bilgi yönetim sistemiyle Lisa’nın cevaplar için destansı bir arayışa girmesine gerek yok. Bunun yerine, onu bekleyen bir İK bilgisi hazinesinin bulunduğu portala gitmesi yeterli.
Bu sadece gösterişli bir SSS sayfası değil; dinamik bir kütüphane. İK ekipleri İK ile ilgili belgeleri, politikaları ve prosedürleri düzenli olarak güncelleyebilir ve iyileştirebilir, güncel ve erişilebilir olmalarını sağlayabilir. ESM, İK’yı bir bilgi merkezine dönüştürerek çalışanların zahmetsizce bilinçli kararlar almasını sağlar.
6. Diğer departmanlarla kusursuz entegrasyonu teşvik eder
Modern organizasyonların karmaşık ekosisteminde, farklı departmanların uyumlu bir şekilde birlikte çalışması gerekir. ESM bu işbirliğini teşvik ederek, İK’nın BT, Tesisler, Finans ve daha fazlasıyla kusursuz bir şekilde dans ettiği bir verimlilik senfonisi yaratır.
Bir çalışanın yeni bir bilgisayar kurulumuna ihtiyaç duyduğu bir senaryoyu hayal edin. ESM’nin entegrasyon yetenekleriyle, İK BT ile zahmetsizce iletişim kurar. Sonuç? İK’nın talebi başlattığı, BT’nin gerekli ekipmanı hızla sağladığı ve Tesislerin çalışma alanının hazır olduğundan emin olduğu, kusursuz bir koreografiyle mükemmel bir şekilde düzenlenmiş bir performans.
ESM, departmanlar arası iletişimi kolaylaştırır, darboğazları azaltır ve herkesin aynı sayfada olmasını sağlar.
7. Hizmet Seviyesi Anlaşmaları (SLA’lar) ve raporlama yoluyla İK mükemmelliğini teşvik eder
Çalışanlar zamanında, yüksek kalitede hizmet beklerler ve ESM, Hizmet Seviyesi Anlaşmaları (SLA’lar) aracılığıyla net beklentiler belirleyerek İK’nın bu hizmeti sunmasına yardımcı olur.
ESM araçları, İK’nın hizmetleri için SLA’ları tanımlamasını, yanıt ve çözüm sürelerini ana hatlarıyla belirtmesini sağlar. Bunlar sadece keyfi sayılar değil, aynı zamanda kaliteye yönelik dikkatlice düşünülmüş taahhütlerdir. Ancak ESM söz vermekle kalmaz; ayrıca İK ekiplerinin bu sözleri tutmasına yardımcı olur. İK, SLA’ları izleyerek ve denetleyerek bunların hizmet kalitesi hedeflerine ulaşmasını sağlayabilir. Sapmalar varsa, ESM süreçleri iyileştirmek için içgörüler sağlar.
Bu sadece daha iyi hizmetle ilgili değil; İK’yı sorumlu tutmak ve sürekli olarak mükemmellik için çabalamakla ilgilidir. ESM, İK’yı veri odaklı bir güç merkezine dönüştürür; burada kararlar gerçeklerle desteklenir ve performans kıyas noktalarına göre ölçülür.
8. Mobil erişilebilirlik yoluyla İK’yı serbest bırakır
Modern işyerlerinin dinamik ortamında, hareket halindeyken İK hizmetlerine erişim artık bir lüks değil, bir zorunluluktur. İK’nın yanıt verme yeteneğini artırmak için tasarlanmış Kurumsal Hizmet Yönetimi (ESM) cephaneliğindeki temel bir unsur olan mobil erişilebilirlik devreye giriyor.
ESM ile İK süreçleri ofis masasına veya masaüstü bilgisayara sınırlı kalmıyor; mobil dünyaya açılıyor. Mobil erişilebilirlik, İK hizmetlerinin çalışanların parmaklarının ucunda 7/24 olmasını sağlayarak esneklik ve yanıt verebilirliği teşvik ediyor. İK ekipleri için de oyunun kurallarını değiştiriyor ve ofiste veya hareket halinde olsunlar talepleri ve soruları hızla yönetmelerine olanak tanıyor.
9. Geri bildirim ve sürekli iyileştirme özellikleriyle İK’nın gelişmesine yardımcı olur
İK dünyası statik değildir; geri bildirimin büyümenin para birimi olduğu, yaşayan ve gelişen bir ekosistemdir. ESM, bu geri bildirimleri toplamayı ve bunlara göre hareket etmeyi kolaylaştırır.
Bazen hedefi tutturamayan ve çalışanların hayal kırıklığına uğramasına yol açan bir İK hizmetini hayal edin. ESM’nin geri bildirim mekanizmalarıyla, çalışanlar endişelerini ve önerilerini doğrudan dile getirebilirler. İK ekipleri bu geri bildirimi analiz edebilir, sorunlu noktaları belirleyebilir ve iyileştirmeler başlatabilir.
ESM, İK’yı çalışan ihtiyaçlarına ve sektör trendlerine uyum sağlayan dinamik bir varlığa dönüştürür. İK’nın her zaman evrim yolunda olmasını sağlayarak, sürekli değişen iş dünyasında hayati bir güç haline getirir.
10. Uyumluluk ve denetim iziyle İK’nın bütünlüğünü korur
İK, dürüstlüğün koruyucusu olmalıdır. ESM, İK’ya yalnızca uyumluluğu garantilemekle kalmayıp aynı zamanda net bir denetim izi sağlamak için araçlar sağlar.
ESM, İK süreçlerinin yalnızca verimli olmasını değil, aynı zamanda sektör düzenlemelerine ve iç politikalara uygun olmasını da sağlar.
İK’nın veri koruma düzenlemelerine uyumun kanıtını sağlaması gereken bir denetim senaryosu hayal edin. ESM’nin denetim izi yetenekleri kurtarmaya gelir ve her İK işleminin, kararının ve iletişiminin ayrıntılı bir kaydını sağlar. İK operasyonları için silinmez bir mürekkebe sahip olmak, şeffaflık ve hesap verebilirliği sağlamak gibidir.
Bu sadece kutuları işaretlemekle ilgili değil; güven ve hesap verebilirlik kültürü oluşturmakla ilgilidir. ESM, İK süreçlerinin yalnızca bugün uyumlu olmasını değil, aynı zamanda gelecekteki düzenleyici değişikliklere de uyarlanabilir olmasını sağlar.
KAYNAK : Ed Perez.(2023 October 23).10 ways ESM can supercharge HR. IFS Blog. https://blog.ifs.com/2023/10/10-ways-esm-can-supercharge-hr
