İnşaat ve mühendislik sektöründe etkili bir finansal kontrole sahip olmak, aylık hesaplar hazırlamaktan çok daha fazlasıdır. Aynı zamanda, bir proje tamamlandığında maliyetlerini ve kaynaklarını özetlemekten de fazlasıdır. Sadece maliyetleri gerçek zamanlı olarak takip etmekle kalmayıp, gelecekte iyi ya da kötü neler olabileceğini de öngören özverili bir yönetim gerektirir. Doğru proje maliyet kontrolü kritik öneme sahiptir. Sürekli yeni zorluklarla karşı karşıya olan bir sektörde, finansal başarıyı garantilemek için 4 ipucu:
Entegre Proje Maliyet Kontrolü ve Gerçeğin Tek Versiyonu
Proje bazlı herhangi bir işletmede kâr merkezleri projelerdir. Projeler kontrol altında ve kârlıysa, işletme kâr eder ve başarılı olur. Her şirketin bir muhasebe sistemi vardır, ancak projelerin finansal kontrolü geleneksel bir muhasebe sorunu değildir.
Maliyet, gelir, farklılıklar, risk ve fırsat, nakit, kalite, planlanan teslimatlar, ilerleme, güvenlik ve uyumluluk dahil olmak üzere bir projenin performansının tüm yönlerini kontrol etmemizi sağlayan gerçek zamanlı ve periyodik proje kontrol süreçlerine ihtiyacımız var . Tüm bu finansal boyutlar ve diğerleri, projenin zamanında ve müşterinin beklentilerini karşılayacak ve kabul edilebilir bir kâr sağlayacak kadar yüksek kalitede teslim edilip edilmeyeceğini etkileyebilir.
Etkili proje kontrolü, yalnızca her dönem sonunda ne olduğunu ölçmekle ilgili değildir; daha da önemlisi, projenin nereye gittiğini tahmin edebilmektir; böylece nihai maliyeti, geliri ve proje marjını, gelecekteki nakit gereksinimlerini doğru bir şekilde tahmin edebilir ve proje riskini azaltmak için erken önlemler alabiliriz.
Çoğu şirket, her ayın sonunda karmaşık bir elektronik tablo oluşturarak bu zorluğu aşmaya çalışır; bu da oldukça manuel, zaman alıcı ve katma değer sağlamayan bir süreçtir. Bu nedenle, insan hatasına ve formül hatalarına açıktır ve yüksek oranda yanlışlık riski yaratır; tamamlanmalarda gecikmelere yol açar ve şu soruyu akla getirir: Verilere güvenilebilir mi?
Bu proje rakamlarını muhasebe sisteminizle uzlaştırabilir misiniz?
Excel’e Hayır Deyin
Aslında bu konu başlı başına bir blog konusu olabilirdi, ancak bugünün amacına göre: Microsoft Excel bu yıl 40 yaşına giriyor ve yetenekleri önemli ölçüde geliştirildi, ancak bunlar ne inşaat ve mühendislik sektörüyle ne de finansal raporlama ve risk azaltmayla uyumlu. Yakın zamanda yapılan bir ankette, inşaat şirketleri tarafından kullanılan elektronik tabloların %90’ının klinik hatalar içerdiği ortaya çıktı. Bu kadar çok formül, veri giriş noktası ve tabloları kullanan kişi varken, bir elektronik tablonun hatasız olma ihtimali yok denecek kadar azdır.
Ancak, yanlışlık ve sınırlı işlevsellik, inşaat şirketlerinin Excel elektronik tablolarını bir proje kontrol aracı olarak kullanmaktan vazgeçmeleri için ikna edici nedenlerdir; ancak daha fazlası da var: proje görünürlüğünün eksikliği, artan finansal başarısızlık riski ve Excel’in özel bir inşaat yazılımı olmaması nedeniyle görevlerin tamamlanmasında gecikmeler. Sonuç olarak, elektronik tablolar hiçbir zaman bu şekilde kullanılmak üzere tasarlanmamıştır. Sektör yıllardır onları uygunluklarının ötesine itiyor ve bunu yaparken de kurumun aleyhine işliyor.
Gerçek bir finansal kontrol elde etmek, bir projenin başlangıcından itibaren tahmin/teklif aşamasından başlayarak inşaat ve teslim süreci boyunca ve giderek inşa edilen varlığın operasyon ve bakımına kadar tüm yaşam döngüsünün izlenmesini gerektirir. Bu süreci başarıyla izlemek, birden fazla bağlantısız Excel tablosu kullanarak mümkün değildir; doğruluk, görünürlük ve kontrol, sektöre özel özel yazılımların kullanılmasına bağlıdır.
İyi Tekrarlanabilir Proje Uygulamaları
Tipik bir proje, birçok işletme fonksiyonunun, tedarikçinin ve alt yüklenicinin koordinasyonunu gerektirir. Projenin yolunda gitmesi için tüm kaynakların doğru zamanda bir araya gelmesi gerekir. Bu nedenle, bütünleşik bir bakış açınız yoksa, sonuç kaynak kıtlığı ve tepkisel yangın söndürme değişikliklerinin istisna değil, norm haline gelmesi olacaktır. Kaçınılmaz sonuç, projelerin geç teslim edilmesi, maliyetlerin artması, şirketinizin itibarının zedelenmesi ve proje kâr marjlarının düşmesidir.
Bunu önlemek için, proje planının tüm fonksiyonları ve bunların çıktılarını senkronize bir iş kümesinde birleştiren bir yapıştırıcı görevi gördüğü, daha bütünleşik bir yaklaşıma ihtiyacımız var. Kaynak gereksinimleri (malzemeler, tesis ve ekipman, işgücü ve alt yükleniciler) doğru bir şekilde planlanır, böylece eksiklikler öngörülebilir ve önlenebilir. Kısacası, herkesin aynı paylaşılan verileri kullanarak tek bir plan üzerinde çalıştığı ve gerçeğe tek bir bakış açısıyla yaklaştığı daha bütünleşik bir yaklaşıma ihtiyacımız var. Bu yeni süreçler sayesinde, öngörülebilir proje teslim sonuçları elde edebilir, yüksek proje performansı ve nihayetinde kârlı projeler sunabiliriz.
İyi bir proje finansal kontrolü, proje teslim sürecinin tüm unsurlarını mümkün olduğunca etkili ve verimli hale getirerek projenin finansal sonuçları ve genel olarak işletme üzerinde olumlu bir etki yaratmalarını sağlamaktır. Bu, iş geliştirme, teklif verme ve maliyetlendirme, mühendislik, tedarik, saha dışı üretim tesislerimiz olan üretim, nakliye ve lojistik, malzeme kontrolü, tesis ve ekipman, kurulum, dikme ve inşaat, kalite, sağlık ve güvenlik, maliyet kontrolü, proje ve ticari yönetim dahil olmak üzere her süreci ve işlevi kapsar.
Basit Bir Sistem Mimarisi
İnşaat sektöründe çalışan herkes bunun nasıl olduğunu bilir; şirketler büyüdükçe sistem mimarileri de karmaşıklaşır. Muhasebe ve İnsan Kaynakları yeteneklerini kapsayan basit bir iş veya ERP sistemi olarak başlayan sistem, kısa sürede işletmenin ihtiyaçlarını karşılayamaz hale gelir. Sonuç olarak, şirketler işlevsel boşlukları doldurmak için düzensiz API entegrasyonları aracılığıyla ek yazılımlar eklemeye başlar. İş Geliştirme, Teklif Yönetimi, BIM, Maliyet Tahmini, Şantiye Dışı/Modüler İnşaat, Proje Yönetimi, Varyasyon Kontrolü, Sözleşme Yönetimi vb. Daha ne olduğunu anlamadan, birden fazla tedarikçiden 30’dan fazla farklı sistem ve yüzlerce Excel tablosundan oluşan bir mimariye sahip olursunuz. Tüm bunları yönetmek için uzman bir kaynağa ve sürekli yeni kullanıcıları eğitmek için verilen bir mücadeleye ihtiyaç duyarsınız.
Peki neden?
Böyle olmak zorunda değil – Cevap, yalnızca sektör için tasarlanmış değil, aynı zamanda sektörle birlikte gelişecek daha basit ve daha entegre bir sistem mimarisi benimsemektir. Yeni yöntem ve tekniklerin benimsenmesi gerekli hale geldikçe, işletmeniz, işlevleriniz ve süreçleriniz bu basitleştirilmiş yaklaşımla gelişebilir.
Bu kadar mı?
Ne yazık ki hayır, bu dört nokta buzdağının sadece görünen kısmı; çünkü gerçek finansal kontrole ulaşmak, en iyi uygulama süreçlerini benimsemekten ve sistem mimarinizi güncellemekten daha fazlasını gerektirir. Projeyi zamanında, bütçeye uygun ve yüksek kalitede teslim etmeye odaklanmak için zihniyetinizde tam bir değişiklik yapmanız ve tüm işletmenizi optimize etmeniz gerekir.
KAYNAK: Kenny Ingram (2022 February 1) The Importance of Financial Control. IFS Blog. https://blog.ifs.com/2022/02/the-importance-of-financial-control
