İyi bir BT hizmet yönetimi uygulaması kendiliğinden oluşmaz. Doğru sonuca ulaşmak için birçok deneme yanılma süreci gerekir ve çalışanlarınız, süreçleriniz ve teknolojileriniz hakkında kapsamlı bir anlayış gerektirir. Önümüzdeki haftalarda, ITSM süreçlerinizi optimize etmenize yardımcı olacak bazı harika ipuçları paylaşacağız.
Bu hafta, ITSM stratejilerinizi yönlendirmenize yardımcı olan kişilere bakıyoruz. Başarı, doğru becerilere sahip doğru kişilerin yakın iş birliğinden geçer. Ancak günümüzün rekabetçi iş gücü piyasasında bu beceriler nadirdir ve her işe alımı değerli ve elde tutmayı hayati hale getirir. Otomasyonun yükselişi ve giderek daha karmaşık hale gelen teknolojiler, bu alanlara aşina, yüksek vasıflı BT profesyonellerine olan ihtiyacı artırıyor. Kısıtlı bütçeler ve ciddi beceri eksiklikleriyle, kuruluşlar kritik iş pozisyonlarını doldurmak için ne yapabilir?
Yetenekleri çekmenin en etkili yollarından biri uzaktan çalışmadır. Nitekim birçok kuruluş, uzaktan/karma çalışma sistemine sahip bir iş gücü oluşturmaya doğru ilerliyor ve şirket liderlerinin %82’si, çalışanlarına kalıcı olarak uzaktan çalışma olanağı sağlamayı hedefliyor. Ancak bu, ilk günden itibaren uzaktan çalışacak birini işe alma ve oryantasyon süreci başladığında kendine özgü zorluklarla birlikte geliyor. Peki, bu yeni BT çalışanları için sorunsuz bir oryantasyon deneyimi sağlamak için neler yapılabilir?
Uzaktan çalışanların işe alınması neden önemlidir?
Sağlam bir oryantasyon süreci, yeni katılanların kuruluşlarında kendilerini daha bağlı, ilgili ve üretken hissetmelerini sağlar. Çalışanların iş yerindeki konumlarını anlamalarına, rollerinin neleri gerektirdiğini anlamalarına ve şirket içinde önemli ilişkiler geliştirmelerine yardımcı olur. Çalışanları en başından itibaren başarıya hazırlamak, yüksek personel devir hızını önlemeye yardımcı olarak uzun vadeli faydalar da sağlar.
Uzaktan çalışanlar için oryantasyonun doğru yapılması daha da önemlidir çünkü ofiste çalışanlar kadar ilişki kurma veya şirket kültürünü gözlemleme fırsatına sahip değillerdir.
Onboarding ne zaman başlamalı?
Doğal cevap, yeni işe alınan kişinin ilk iş gününden itibaren olabilir. Ancak araştırmalar, iş adayınız teklifi kabul eder etmez, hatta belki işe alım süreciniz sırasında oryantasyona başlamanın çok şey kazandırabileceğini gösteriyor! Bu, adaylık döneminden resmi çalışanlığa geçiş sürecini sorunsuz hale getirir.
Uzaktan BT oryantasyonu için 5 ipucu
Uzaktan çalışma modası devam ederken, yeni başlayanlara en iyi ilk izlenimi vermek için oryantasyon sürecini doğru bir şekilde yönetmek kritik önem taşıyor. Başarılı bir uzaktan BT oryantasyon sürecini garanti altına almanıza yardımcı olacak beş ipucu:
1. Bir oryantasyon kontrol listesi oluşturun
Bir oryantasyon süreci birçok hareketli parçadan oluşur ve özellikle herkes günlük iş yüküyle meşgulken, önemli faaliyetleri gözden kaçırmak çok kolaydır. Elinizde bir kontrol listesi olması, bu önemli görevlerin tamamlanmasını sağlar ve tamamlanmadığı takdirde takibi daha kolay olur.
Gerekli aktiviteleri, göreve kimin atanacağını ve hedef tarihleri belirleyin. Bu bilgilere kolayca erişebildiğinizde, oryantasyon sürecinizin ilerlemesini takip etmek ve yeni çalışanın ihtiyaç duyduğu her şeye sahip olmasını sağlamak çok daha kolay olacaktır.
2. Kontrol listesinden yapabileceklerinizi otomatikleştirin
Bazı oryantasyon faaliyetleri role veya departmana göre farklılık gösterebilse de, bazı görevler her yeni çalışan için geçerlidir. Bunlar, şirkete veya ekibinize yeni biri katıldığında tekrar tekrar ortaya çıkacak, öngörülebilir ve tekrarlayan işlerdir. Öyleyse neden bunları otomatikleştirmeyesiniz?
Kontrol listenizde yer alan bu tür faaliyetleri ayıklayın ve oryantasyon sürecini basitleştirmek için ESM sisteminiz gibi otomasyon araçlarını kullanın. Örneğin, IFS assist ile farklı faaliyetleri tetikleyecek ve bir çalışan oryantasyon süreci başlatıldığında ilgili taraflara hatırlatmalar gönderecek iş akışları oluşturabilirsiniz. İş e-postaları oluşturmaktan banka bilgileri gibi önemli bilgileri talep etmeye ve gerekli ekipmanların teslim edilmesini talep etmeye kadar tüm bunlar otomatik olarak yapılabilir.
Otomasyon sadece büyük bir zaman tasarrufu sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda önemli görevlerin tamamlanmasını da sağlıyor.
3. Onlara doğru ekipmanı sağlayın
Hiçbir şey, bir çalışanın coşkusunu, ilk gününde işe başlamak için doğru araçlara sahip olmamaktan daha fazla söndüremez. Ancak bu, gereğinden fazla sık gerçekleşir. Yakın zamanda yapılan bir araştırma, yeni çalışanların %43’ünün işe başladıktan sonra bir haftadan uzun süre temel iş araçlarına sahip olmadığını ortaya koydu. Bu durum, şirketinizin organizasyonel yetenekleri hakkında olumsuz bir tablo çizmekle kalmaz, aynı zamanda yeni çalışanınızın üretkenliğini de en başından itibaren olumsuz etkiler. Bu durum, özellikle yeni çalışanlarınızın işe hemen başlamasını istiyorsanız oldukça kötüdür.
Yeni bir göreve başlarken, yeni çalışanların çalışma alanı ve ekipmanlarının ilk günlerinde kurulu ve hazır olması önemlidir. Uzaktan çalışanlar için bu, dizüstü bilgisayarlar ve monitörler gibi temel ofis malzemelerini ve gerekli oturum açma bilgilerini işe başlamadan çok önce göndermek anlamına gelir. Bütçeniz dahilindeyse, çalışanın çalışma ortamını daha konforlu hale getirmek için ev ofisi tahsisatı sağlamak güzel bir avantaj olabilir.
4. Bağlantılar kurmak için dijital araçlarınızı kullanın
Uzaktan çalışırken çalışanların karşılaştığı en zorlayıcı yönlerden biri, özellikle işe yeni başlayanlar için şirket atmosferini deneyimleme ve meslektaşlarıyla bağ kurma becerisidir. Ofis ortamlarında doğal olarak gerçekleşen bu etkileşimleri çevrimiçi olarak organik olarak tekrarlamak çok daha zordur. Bunları yapamamak, uzaktan çalışanların kendilerini izole ve dışlanmış hissetmelerine neden olabilir.
Birçok dijital iş birliği aracı bu etkileşimleri oluşturmaya yardımcı olur, ancak doğru strateji olmadan çalışanlar bilgi bombardımanına tutulabilir ve bu da dijital ortamda hazır bulunma durumuna yol açabilir. Elinizdeki farklı iletişim araçlarından yararlanın ve günlük kontroller, ekip oluşturma etkinlikleri veya sanal sohbetler aracılığıyla bağlantılar kurun. Yeni çalışanlarla birlikte, “sürekli erişilebilir” olma baskısı olmadan bilgili ve ilgili kalmalarını sağlamak için hangi iletişim tarzının onlara uygun olduğuna karar verin.
Benzer şekilde, çalışanların kendi sorunlarını çözmelerine yardımcı olacak şirket içi hizmetlere veya bilgilere erişmelerini sağlayan self servis araçlarından da yararlanabilirsiniz. Örneğin, ek bir monitör talep etmeleri gerekiyorsa veya bir masrafı nasıl göndereceklerini bilmiyorlarsa, bu sorunları hızlı ve verimli bir şekilde çözmek için “tek noktadan hizmet” sunan bir self servis portalına giriş yapabilirler .
5. Çalışanların hedef belirlemelerine ve ilerlemeyi takip etmelerine yardımcı olun
Yeni çalışanlar, becerilerini ve uzmanlıklarını geliştirmenin yanı sıra harika bir izlenim bırakmak isterler. Çalışanlar geliştikçe, kurum da bundan faydalanır! Bu nedenle, yöneticilerin yeni işe aldıkları çalışanlarla iş birliği yaparak hedefler belirlemeleri ve bu hedeflere ulaşma yolundaki ilerlemelerini takip etmeleri gerekir.
Yeni başlayan biri olarak uzaktan çalışmak başlı başına zorlu bir deneyim olabilir. Belirlenmiş hedeflere sahip net bir yapı, yeni başlayanların kaygısını hafifletebilir ve çalışanların ilk birkaç hafta boyunca odaklanmış ve motive kalmalarına yardımcı olabilir. Yeni rollerine geçişlerini sağlayacak belirli projeler üzerinde çalışabilmeleri, çalışanları yalnızca başarıya hazırlamakla kalmaz, aynı zamanda bir başarı duygusu da verir.
İşgücü piyasasındaki en iyi yetenekleri çekmek için giderek daha fazla kuruluş, uzun vadede uzaktan çalışmayı benimsemeyi hedefliyor. Kötü planlanmış ve uygulanmış bir uzaktan oryantasyon süreci nedeniyle işe alım yatırımlarınızı boşa harcamayın.
KAYNAK: Stephane Maes (2022 August 9) ITSM HACK #1: 5 Tips for remote IT onboarding.IFS Blog. https://blog.ifs.com/remote-it-onboarding-tips
