Organizasyonlar için gereksiz maliyetleri ortadan kaldırmak ikinci doğa olmalıdır. Bu, tüm iş fonksiyonları için geçerlidir, özellikle BT’de. Bilgili CIO’lar sürekli olarak maliyetleri düşürmek, israfı ortadan kaldırmak ve değeri en üst düzeye çıkarmak için fırsatlar ararlar. Ancak bazen bu coşku çok ileri gidebilir. Hevesli maliyet kesintileri, BT departmanını daha sonra daha fazla paraya mal olan ve ilk etapta kesintiler yapılmamış olsaydı işletmeye daha fazla zarar veren yaygın sorunlara karşı savunmasız bırakabilir.
Kesintilerin nerede gerekli olduğunu, ne kadar kesinti yapılması gerektiğini ve buna nasıl yaklaşılması gerektiğini anlamak başlı başına bir sanat biçimidir. BT liderlerinin sıkı bir bütçeyle inovasyona giden yolu açmak için muazzam bir baskı altında olmasıyla, para biriktirmeye çalışırken basit ama zararlı hatalara düşmek çok kolay olabilir.
İşte kaçınmanız gereken 7 gerçek dünya BT maliyet azaltma hatası.
1. Kapsamlı değerlendirmeler yapılmadan maliyetlerin düşürülmesi
“Kesintiler yapmalıyız ve hemen yapmalıyız!” Bu aceleci maliyet azaltma karar alma yöntemi birçok kuruluş için sorun demektir. Dikkatli bir analiz yapılmadan kesintiler yapmak, işletmenin kritik BT operasyonlarını olumsuz etkileyebilir, performansı ve üretkenliği engelleyebilir. Harekete geçmeden önce tam resme sahip olmamak, kaçınılabilir maliyetlerin nerede gerçekleştiğini gerçekten görmenizi engeller. Bu, belirli bir alanda ölçeklendirme yapmış olabileceğiniz durumlara yol açabilir, örneğin BT varlık yönetimi yazılım lisansınızı düşürmüş olabilirsiniz, ancak harcamalarda önemli bir azalma görmüyorsunuz. En kötü durumlarda, bu şekilde yapılan kesintiler sorunu daha da kötüleştirebilir ve işletmelere daha sonra bir servet kazandırabilir.
Emrinizde bulunan tüm veri ve bilgileri kullanmak, maliyet tasarrufu sağlayan iyileştirmeleri nerede yapabileceğinizi ve bunları nasıl uygulayacağınızı belirlemenize yardımcı olur. Sadece parasal kazançlar açısından değil, aynı zamanda zaman kazanımları açısından da fırsatlar. BT yönetiminizde neler olup bittiğine dair tam bir anlayışa sahip olmak, kuruluşa gerçekten fayda sağlayabilecek iyi bilgilendirilmiş BT maliyet azaltma kararları almanıza yardımcı olabilir.
2. İş paydaşlarının dahil edilmemesi
Maliyet tasarruflarını daha hızlı gerçekleştirmek için paydaşlarla görüşmeleri atlamak cazip gelebilir, ancak BT departmanları artık tek başlarına çalışamazlar. Yaptıkları şey tüm organizasyona nüfuz eder, bu nedenle diğer departmanların girdisi olmadan maliyet düşürme adına değişiklik yapmak işletmeye zarar verebilir, BT’nin diğer departmanlarla ilişkisine olan etkisinden bahsetmeye bile gerek yok.
Bu girişimlerin planlanmasına kilit iş liderlerini ve paydaşları dahil ederek, teknolojinin nasıl kullanıldığı, neyin ölçeklendirilebileceği ve gelecekte neyin ihtiyaç olabileceği konusunda sizi bilgilendirmek için gereken içgörüleri elde edebilirsiniz. Finans ve tedarik ekiplerini görüşmelere dahil etmek, lisansların yeniden müzakere edilmesi gibi kolayca gözden kaçırılabilecek maliyet tasarrufu fırsatlarını bulmaya kesinlikle yardımcı olabilir.
3. En ucuz çözüme yönelmek
Örneğin, ITSM sisteminizi seçerken teknoloji çözümleriniz söz konusu olduğunda , en ucuz olan her zaman en iyi veya en ekonomik seçenek olmayabilir. Bu, uzun vadede işletmeye daha fazla maliyet bile çıkarabilir. Başlangıçta harika bir fırsat gibi görünen şey, zorunlu yükseltmeler, pahalı yenileme maliyetleri veya ekstra modüllerin arkasına kilitlenmiş çok ihtiyaç duyulan özellikler şeklinde bütçenizi kolayca tüketebilir.
İşletmeniz büyüdükçe ve dönüştükçe, ihtiyaçları da değişecektir. Bu nedenle, tüm bu ödeme duvarlarını içeren ucuz çözümünüzü uyarladığınızda, aniden artık o kadar da uygun maliyetli olmaz.
Kendinizi içinde bulabileceğiniz bir diğer durum ise hizmet kalitesinin istediğiniz standarda uygun olmamasıdır. Ancak deyişin dediği gibi, “ne için para öderseniz onu alırsınız”. Tüm yazılımlar eşit şekilde üretilmemiştir ve fiyat, neye yatırım yapacağınızı seçerken dikkat etmeniz gereken temel unsurlardan yalnızca biridir.
Bu, uygun fiyatlı ve büyük değere sahip teknoloji çözümleri bulamayacağınız anlamına gelmez. Ancak teknoloji çözümlerinizi ararken, yalnızca uygulamadaki ilk maliyet tasarrufları değil, aynı zamanda uzun vadeli kazanç potansiyelleri de dikkate alınmalıdır. Hedeflerinize ulaşmanız için sizi daha iyi donatabilecek bir çözüm, ilk bakışta daha pahalı görünse de, muhtemelen çok daha mantıklı bir yatırım olacaktır.
4. Çalışan eğitimine yatırım yapmamak
İster yeni yazılımlar, yeni uygulamalar öğrenmek, ister çalışanların kariyerlerini geliştirmelerine yardımcı olmak olsun, çalışan eğitiminden kısmak kuruluşlara büyük maliyetler çıkarabilir. Bu durum hemen hemen tüm departmanlar için geçerlidir, ancak özellikle BT için geçerlidir. Teknoloji hızla değişmekte ve sürekli olarak yeni zorluklar ortaya çıkarmaktadır. Kuruluşunuzun ayak uydurmasını istiyorsanız, çalışanlarınızın doğru bilgi ve becerilere sahip olması gerekir.
Diyelim ki yeni bir yazılıma yatırım yaptınız ancak ekibinizin kendi kendine bir şeyler çözebileceğini düşündüğünüz için eğitim oturumlarını atlamaya karar verdiniz. Sadece kuruluşunuz genelinde başarısız bir yazılım dağıtımı riskiyle karşı karşıya kalmazsınız, aynı zamanda bunlardan nasıl yararlanacağınızı tam olarak öğrenemediğiniz için harika özellikleri de kaçırabilirsiniz. Yeni araçları uygularken eğitim zamanı ayıramamak, bunların benimsenmesini ve kullanılabilirliğini engelleyerek teknoloji yatırımlarınızdan en fazla değeri elde etmenizi önleyebilir.
Çalışanlarınızın gelişimine kaynak ayırmamak, çalışan deneyimini de önemli ölçüde etkileyebilir. Çalışanlarınız profesyonel olarak büyüdüklerini veya bir şeyler öğrendiklerini hissetmiyorlarsa, çalışan bağlılığı kaybı riskiyle karşı karşıya kalırsınız ve bu da en iyi çalışanlarınızı elde tutmanızı zorlaştırabilir.
5. Güvenliği unutmak
İşler yolunda gittiğinde, her zaman görünür olmadığı için bir şeyin faydalarını unutmak kolay olabilir. Siber güvenlik söz konusu olduğunda durum böyledir. Çoğu zaman önemi yalnızca bir BT olayı veya güvenlik ihlali meydana geldiğinde belirginleşir. Bir veri ihlalinin ortalama küresel maliyeti 4,24 milyon ABD dolarıdır ve uzaktan çalışmanın yükselişi sorunu daha da kötüleştirmiştir. Bu pahalı risklere rağmen, birçok durumda siber güvenlik bütçeleri genellikle kesintilerin yapıldığı yerdir.
Ve bu sadece bir kuruluşun doğrudan yaptığı siber güvenlik çabalarıyla ilgili değil. Maliyet tasarrufu uğruna yazılımınızı yükseltmemek, teknolojinizi siber güvenlik risklerine açık bırakabilir. Bunun bir örneği, önemli BT hizmet yönetimi süreçlerini yönetmek için hala eski eski ITSM sistemlerine güvenen kuruluşlardır. Bu konuda daha fazla bilgi edinmek için eski ve bulut ITSM makalemize göz atın.
Harcamalarınızı nerede azaltabileceğinizi bulmak gerçekten çok zor, ancak tehlikede olan çok şey varken siber güvenlikten taviz verilmemeli.
6. Personeli çok çabuk işten çıkarmak
Çalışanlarınızın en değerli kaynağınız olduğu yadsınamaz, ancak aynı zamanda toplam işletme maliyetlerinin %70’ine kadar çıkabilen en büyük gider de onlardır . Bu nedenle, rollerinin bir parçasını oluşturan belirli görevleri otomatikleştirmenin bir yolunu keşfettiğinizde, pozisyonu gereksiz olarak görmek çok cazip gelebilir.
Ancak, çok aranan yetenekleri ve uzmanlığı kaybetme riskiyle karşı karşıyasınız. Bu otomatik görevleri nasıl yöneteceksiniz? İşler ters gittiğinde bunları kim düzeltecek? BT operasyonlarınızı nasıl daha da optimize edebilirsiniz? Otomasyon, insanların yerini almak için değil, bunun yerine, tekrarlayan, manuel görevlerden kurtararak herkesin daha fazlasını başarmasına yardımcı olan bir araçtır. Bu, onlara rollerinin daha karmaşık yönlerine odaklanmak veya enerjilerini teknik bilgilerini gerektiren projelere yönlendirmek için gereken zamanı geri verecektir. Ancak personeli çok hızlı bir şekilde işten çıkararak, daha sonra yeniden işe alınması daha da pahalı olacak yetenekli yetenekleri kaybedeceksiniz.
İşe alım pahalı bir iştir ve işgücü piyasası şu anda olduğu kadar rekabetçi olduğundan, gelecekteki çabalarınız için olmazsa olmaz olacak insanları kaybedersiniz. Yeni çalışanların hız kazanması ve üretken bir şekilde çalışması için öncelikle gerçekleştirilmesi gereken oryantasyon ve eğitim süresinden bahsetmiyorum bile. Bu kaynak maliyetleri, BT operasyon otomasyonunu işletmeye tanıtırken insanların rollerini ve sorumluluklarını dikkatli bir şekilde yeniden düzenleyerek önlenebilir.
7. Etkinin ölçülmemesi ve raporlanmaması
Birçok BT girişiminin arkasındaki temel hedeflerden biri maliyet tasarrufudur, ancak genellikle bu kazanımlar kısa ömürlüdür. Gartner’a göre, kuruluşların yalnızca %11’i maliyet tasarruflarını üç yıl üst üste koruyor.
Bunun nedeni, kuruluşların maliyet azaltma hedeflerine ulaşmak için sıklıkla büyük projeler üstlenmeleridir. Bu çabaların ilk sonuçları çok tatmin edici olsa da, köklü değişiklikler çoğu kişi için çok büyük bir ısırık olabilir ve sonunda tükenmişliğe veya coşkunun sönmesine yol açabilir. Bu değişiklikleri uzun vadede nasıl sürdürülebilir kılacağınızı düşünmeden, eski iş yapma biçimine geri dönmek ve en iyi iş sonuçlarını elde etmekten vazgeçmek çok kolaydır.
Genellikle dağıtımın ötesindeki ilerlemeyi görememeye dayanır. Herhangi bir yeni stratejinin dağıtımı, başlangıcın sadece sonudur. Yeni girişimlerin başarılı bir şekilde uygulanması, performansın sürekli izlenmesinden ve herkesin en son değişikliklerle aynı fikirde olduğundan emin olmaktan gelir. İşlerin nasıl gittiğini nasıl izleyeceğinizi ve ölçeceğinizi anlamak ve etkiyi raporlamak, herkesin odaklanmasına ve bu tür projelerin faydalarını korumasına yardımcı olur.
Mümkün olan yerlerde maliyetleri azaltmak BT liderleri için devam eden bir zorluktur ancak bunu aceleyle yapmak pazarlık ettiğinizden daha pahalıya mal olabilir. Bazen kaçınılmazdır ve hızlı hareket etmek mantıklıdır ancak mümkün olduğunda, kesintilerin organizasyonu nasıl etkileyebileceğinin dikkatli bir şekilde planlanması ve değerlendirilmesi herhangi bir eylemden önce gelmelidir. Bununla, işletmeye daha fazla zarar veren çok yaygın maliyet düşürme hatalarından kaçınabilirsiniz.
KAYNAK: Hannah Mandapat(2022 July 26) 7 Real-World IT Cost-Cutting Mistakes You Need to Avoid. IFS Blog. https://blog.ifs.com/2022/07/7-real-world-it-cost-cutting-mistakes-to-avoid
