Bir kuruluşun dijital operasyonlara doğru yolculuğunun bir parçası olarak, tedarikçi veya personel sözleşmeleri, belirli fatura türleri veya kiralama/kiraya verme anlaşmaları gibi belgeleri imzalamak ve karşı imza atmak için iş ve yasal gerekliliklerle bağlıdırlar.
Birçok işletme her ay resmi imza gerektiren 100’lerce veya 1000’lerce belgeyle ilgilenir ve bu dijital imza ortamında ayakta kalabilmek için imza prosedürlerinin yalnızca verimli, yönetimi kolay ve kullanımı basit olmasını değil, aynı zamanda güvenli olmasını ve değişmez bir kayıt oluşturmasını da sağlamalıdır.
Fiziksel kağıt imzalar, özellikle belgelerin çok sayıda imza veya onay turu gerektirdiği durumlarda, nakliye, baskı, postalama ve tarama gibi zahmetli süreçlerin neden olduğu gecikmeler ve yüksek maliyetler nedeniyle hızla geçmişte kalmaktadır. Ayrıca, kağıtların depolanması, basılması ve postalanması, ağaçların kesilmesi (hatta geri dönüştürülmesi) ve daha yüksek karbon emisyonlarıyla ilişkili nakliye nedeniyle çevre üzerinde bir etkiye sahiptir ve her ikisi de sürdürülebilirlik çabalarını etkiler ve engeller. Ayrıca, basılı belgelerin yönetilmesi, özellikle yasal veya gizli nitelikteki belgeler için güvenlik riskleri oluşturabilir.
IFS Belge yönetimi ile tam entegre olan ve pazar lideri Adobe ile ortaklık kuran ‘IFS Elektronik İmza’, IFS Bulut üzerinden uçtan uca belge imzalama süreçlerini yönetebilme olanağı sunarak, tüm IFS bulut iş nesnelerinde çalışan ve kurum içinde herhangi bir departmandan diğerine veya herhangi bir dış paydaşa sorunsuz bir şekilde akan kesintisiz, dahili bir entegrasyon sağlar.
İşte nasıl çalıştığını gösteren detaylı bir video:
IFS Bulut elektronik imza entegrasyonu kurumlara yardımcı olur:
- İmzalanacak belgeleri doğrudan ilgili IFS iş nesnesi içinden göndererek basitleştirilmiş ve hızlı bir imzalama süreci sağlayın.
- İmzalama süreci boyunca belgeleri takip edin, şeffaflık sağlayın, olası gecikmeleri azaltın ve işlemin değişmez bir kaydını sağlayın.
- Kağıt tabanlı süreçlere olan ihtiyacı azaltın ve baskı, postalama ve fiziksel depolamanın yanı sıra nakliye ile ilişkili olumsuz karbon etkisiyle ilişkili maliyetleri azaltın.
- Gerçekliği ve bütünlüğü sağlamak için IFS Bulut içinde tam belge kontrolü ve güvenliği düzenleyin.
- IFS Bulut ile gömülü, kullanımı/ benimsenmesi kolay çözüm. IFS’in odak noktası, kullanıcı deneyimini mümkün olduğunca sorunsuz hale getirmek olmuştur.
IFS Hakkında
IFS, dünya çapında mal üreten ve dağıtan, varlık inşa eden ve bakımını yapan ve hizmet odaklı operasyonları yöneten şirketler için bulut kurumsal yazılımı geliştirir ve sunar. Tek platformumuzda, sektöre özel ürünlerimiz doğuştan tek bir veri modeline bağlıdır ve gömülü dijital inovasyonu kullanır, böylece müşterilerimiz, müşterileri için önemli olduğunda – Hizmet Anı™’nda – en iyisi olabilirler.
Çalışanlarımızın ve büyüyen ekosistemimizin sektördeki uzmanlığı ve her adımda değer sunma taahhüdü, IFS’i sektörümüzde tanınmış bir lider ve en çok tavsiye edilen tedarikçi haline getirmiştir. Her gün 5.000 çalışandan oluşan küresel ekibimiz, binlerce müşterimizi destekleme şeklimizde çeviklik, güvenilirlik ve işbirliği değerlerimizi yaşıyor. Kurumsal yazılım çözümlerimizin işletmenize nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için ifs.com adresini ziyaret edin.
KAYNAK: WASANTHA M. (JUN 19 2024). ELECTRONIC SIGNATURES TO DRIVE OPERATIONAL EFFICIENCY AND COMPLIANCE. IFS BLOG. https://blog.ifs.com/2024/06/electronic-signatures-to-drive-operational-efficiency-and-compliance
