- KPI’ları proje hedefleriyle uyumlu hale getirin
- İlgili ve anlamlı KPI’lar seçin
- Öncü ve gecikmeli KPI’lar arasında denge kurun
- Açık ve gerçekçi hedefler belirleyin
- KPI’ları düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin
1. KPI’ları Proje Hedefleriyle Uyumlu Hale Getirin
Proje kontrol planınız için doğru KPI’ları belirlemenin ilk adımı, bunları proje hedeflerinizle uyumlu hale getirmektir. Proje hedefleriniz, projenizle başarmak istediğiniz spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana bağlı (SMART) sonuçlardır. KPI’larınız doğrudan proje hedeflerinizle ilişkili olmalı ve bu hedeflere doğru ne kadar ilerleme kaydettiğinizi göstermelidir. Örneğin, proje hedefiniz altı ay içinde müşteri memnuniyetini %10 artırmaksa, KPI’nız her ay yapılan bir anketle ölçülen müşteri memnuniyeti puanı (CSS) olabilir.
2. İlgili Ve Anlamlı KPI’lar Seçin
Proje kontrol planınız için doğru KPI’ları belirlemenin ikinci adımı, ilgili ve anlamlı KPI’ları seçmektir. İlgili KPI’lar, projenizin performansının en önemli yönlerini yansıtan ve bilinçli kararlar almanıza yardımcı olan göstergelerdir. Anlamlı KPI’lar ise, proje performansınıza dair açık ve eyleme dönüştürülebilir içgörüler sağlayan, böylece süreçlerinizi ve sonuçlarınızı geliştirmenize yardımcı olan göstergelerdir.Örneğin, projeniz bir yazılım geliştirme projesi ise, ilgili ve anlamlı KPI’lar; düzeltilen hata sayısı, kod kalitesi, kullanıcı geri bildirimi ve teslim süresi olabilir.
3. Öncü Ve Gecikmeli KPI’lar Arasında Denge Kurun
Proje kontrol planınız için doğru KPI’ları belirlemenin üçüncü adımı, öncü (leading) ve gecikmeli (lagging) KPI’lar arasında denge kurmaktır. Öncü KPI’lar, projenizin gelecekteki performansını gösteren ve olası sorunları önceden tahmin edip önlemenize yardımcı olan göstergelerdir. Gecikmeli KPI’lar ise, projenizin geçmiş performansını yansıtan, sonuçları değerlendirmenize ve raporlamanıza yardımcı olan göstergelerdir. Örneğin, projeniz bir pazarlama kampanyası ise;Öncü KPI’lar: oluşturulan potansiyel müşteri sayısı, dönüşüm oranı ve potansiyel müşteri başına maliyet,Gecikmeli KPI’lar: elde edilen gelir, yatırım getirisi (YG) ve müşteri elde tutma oranı olabilir.
4. Açık Ve Gerçekçi Hedefler Belirleyin
Proje kontrol planınız için doğru KPI’ları belirlemenin dördüncü adımı, açık ve gerçekçi hedefler tanımlamaktır. Hedefler, KPI’larınız için ulaşmak veya korumak istediğiniz belirli değerler veya aralıklardır. Hedefler; beklentileri belirlemenize, performansı izlemenize ve sapmaları fark etmenize yardımcı olur. Hedeflerin açık ve gerçekçi olması gerekir; yani kolayca anlaşılabilir, iletişimi yapılabilir ve ölçülebilir olmalı, aynı zamanda ulaşılabilir, zorlu ve ilgili nitelikte olmalıdır. Örneğin, KPI’nız projenizin teslim süresi ise, hedefiniz projeyi %10 tolerans payıyla 90 gün içinde tamamlamak olabilir.
5. KPI’ları Düzenli Olarak Gözden Geçirin Ve Güncelleyin
Proje kontrol planınız için doğru KPI’ları belirlemenin beşinci adımı, bunları düzenli olarak gözden geçirmek ve güncellemektir. KPI’larınızı düzenli olarak gözden geçirmek; proje performansınızı izlemenize ve analiz etmenize, trendleri ve kalıpları belirlemenize, ayrıca sorunları tespit edip çözmenize yardımcı olur. KPI’larınızı düzenli olarak güncellemek ise, değişen koşullara, beklentilere ve geri bildirimlere uyum sağlamanıza ve KPI’larınızın ilgili ve anlamlı kalmasını garanti etmenize yardımcı olur. Örneğin, projenizin kapsamı, takvimi veya bütçesi değişirse, KPI’larınızı buna uygun şekilde yeniden düzenlemeniz gerekebilir. Bu adımları izleyerek, proje kontrol planınız için doğru KPI’ları belirleyebilir ve proje performansınızı etkili bir şekilde ölçüp yönetebilirsiniz.
KPI’lar, proje hedeflerinize ve amaçlarınıza ulaşmanıza, ayrıca paydaşlarınıza değer sunmanıza yardımcı olan güçlü araçlardır.
KAYNAK: https://www.linkedin.com/advice/1/how-can-you-identify-key-performance-indicators-isutc
