BT Varlık Yönetimi (ITAM), bir organizasyonun BT varlıklarının tüm yaşam döngüsünü denetleme sürecidir. BT Varlık Yönetimi (ITAM), bir organizasyonun BT varlıklarının tüm yaşam döngüsünü denetleme sürecidir. Bu, planlamadan başlayarak tedarik ve bakıma ve elden çıkarmaya kadar devam eder. Amaç, bu varlıklardan maksimum değeri elde etmek ve organizasyonların yatırımlarından en iyi şekilde yararlanabilmelerini sağlamaktır.
İşyerinde kullandığımız teknoloji araçlarının sayısı, ister yeni bir cihaz ister bir yazılım uygulaması olsun, artmaya devam ediyor. Bu, işletmenin tüm işlevleri için geçerlidir: İK, finans, pazarlama, vb. Ve kendi süreçleri ve zorlukları değiştikçe, teknolojileri de değişir. Daha önce, çoğu BT varlığı BT ekipleri tarafından verilirdi, ancak iş gücü daha teknoloji meraklısı hale geldikçe, BT dışı işlevler teknolojilerini oluşturmada öncülük ediyor. Aslında, yakın zamanda yapılan bir Gartner anketi, teknoloji satın alımlarının %74’ünün BT dışı iş birimleri tarafından finanse edildiğini ortaya koydu. Tüm bunların takibi zor olabilir.
Ancak etkili bir BT varlık yönetimi süreciyle, işletmeler kuruluştaki tüm teknolojinin muhasebeleştirildiğinden, kullanıldığından ve sonrasında uygun şekilde elden çıkarıldığından emin olabilir. İster dizüstü bilgisayar ister yazılım lisans aboneliği olsun, BTAM’ın temel hedeflerinden biri kuruluşun BT varlıklarının kullanımını optimize ederek bunlardan elde edilen değeri en üst düzeye çıkarmaktır.
BT varlık yönetimi, ITIL çerçevesinde belirtilen bir diğer uygulamadır ve işletmede ITSM en iyi uygulamalarının sağlanmasında önemli bir bileşendir. İşte ITAM’ın avantajlarının ve bu süreçte yer alanların bir özeti.
BT varlığı nedir?
BT varlığı, BT ortamındaki işletme için değerli olan herhangi bir donanım, yazılım veya bilgidir. Genel anlamda, yararlı olduğuna ve değer katabileceğine inandığımızda bir şeyi varlık olarak kabul ederiz. BT varlıkları, işletme için tam olarak budur. Günlük işlerimizin çoğu teknolojiye dayandığında, kuruluşların her zaman kendileriyle ilgili neler olup bittiğini bilmeleri önemlidir.
BT varlıklarının türleri
Farklı BT varlık türleri vardır ve bunlar genellikle aşağıdaki gibi kategorilere ayrılır:
• Donanım
Bunlar, son kullanıcı cihazları (bilgisayarlar, dizüstü bilgisayarlar, cep telefonları) ve veri merkezi donanımları (sunucular, depolama sistemleri, güvenlik sistemleri, vb.) gibi fiziksel bileşenlerdir.
• Yazılım
Bunlar kuruluşta kullanılan herhangi bir yazılım veya uygulamadır. Örneğin, son kullanıcı cihazlarındaki uygulamalar ve bunların işletim sistemleri.
• Bulut tabanlı
Teknoloji sağlayıcıları giderek artan bir şekilde SaaS, IaaS veya PaaS biçiminde ‘bulutta’ hizmet sağlıyor.
• Dijital/Veri
Bunlar, işletme için değerli olan herhangi bir veri veya bilgidir. Daha sıkı veri düzenlemeleri ve artan siber saldırılarla birlikte, bu varlıkların düzgün bir şekilde yönetilmesi hayati önem taşır.
BT varlık yönetiminin faydaları
Uygun bir ITAM stratejisi olmadan, kuruluşlar çok sayıda riske maruz kalır : uyumluluk sorunları, boşa harcanan kaynaklar, yanlış bilgiler ve gereksiz harcamalar. Ancak iyi yapıldığında, ITAM bir kuruluşa çok sayıda fayda sağlayabilir. İşte bunlardan birkaçı:
• BT ortamınızın tam görünürlüğü
Teknolojik yeteneklerinizin varlığını bilmediğinizde, bunlardan nasıl en yüksek değeri elde edebilirsiniz? Etkili BTAM, BT altyapınızın farklı bileşenlerini görmenizi sağlayarak iyileştirme fırsatlarını aramanızı kolaylaştırır.
• Maliyet tasarrufu
Bir organizasyonun sahip olduğunu düşündüğü BT varlıkları ile gerçekte sahip olduğu BT varlıkları arasında sıklıkla bir fark vardır. Bu, işletmelerin kullanılmayan varlıklara sahip olmasına veya düzgün bir şekilde izlenmeyen önemli bir varlığı onarmak için beklenmeyen maliyetlere maruz kalmasına yol açabilir. Bu durumlar ITAM ile azaltılabilir ve işletmelere önemli ölçüde zaman ve para kazandırılabilir.
• Daha iyi uyumluluk
Uyumluluk, kuruluşlar için hiç bitmeyen bir zorluktur, ancak BT varlık yönetimi bunu kolaylaştırabilir. Hangi varlıklara sahip olduğunuzu, bunların nerede olduğunu, nasıl kullanıldığını ve hangi koşullarda olduğunu bilmek, kuruluşların sözleşmesel, düzenleyici ve yasal yükümlülüklerini kolaylaştıracaktır.
• Varlıkların kaybını önler
İyi bir BTAM süreci, varlıkları gerçek zamanlı olarak takip edebilmek anlamına gelir, böylece her an nerede olduklarını bilirsiniz. Hizmet kesintisi veya eksik cihazlar olsun, herhangi bir doğal olmayan etkinlik kolayca işaretlenebilir ve çözülmesi için takip edilebilir, böylece değerli BT varlıklarını kaybetme riski en aza indirilir.
• Varlık ömrünün uzaması
Tüm önemli BT varlıklarını yakından takip etmek, bakım gibi varlık yaşam döngüsünün çeşitli aşamalarını etkili bir şekilde planlayabileceğiniz anlamına gelir. Bu, varlıklarınızı uzun süre iyi durumda tutmanıza yardımcı olacak ve onlardan maksimum değeri elde etmenizi sağlayacaktır.
• Daha sürdürülebilir
Kuruluşlar işlerini nasıl daha sürdürülebilir hale getirebileceklerini haklı olarak araştırıyorlar. İyi bir ITAM süreci, şirketlerin israfı en aza indirmesini ve kaynak kullanımını optimize etmesini kolaylaştırdığı için buna yardımcı olabilir.
BT varlık yönetiminin türleri
BT varlık yönetimi, her biri yönetilmesi gereken varlık türüyle ilgili olan çok çeşitli uygulamaları kapsar.
• Donanım varlık yönetimi
Bu, son kullanıcı cihazları, sunucular ve yazıcılar gibi ofis ekipmanları gibi donanım varlıklarının yaşam döngüsünü ve bakımını ele alır.
• Yazılım varlık yönetimi
Yazılım varlık yönetimi, kuruluşların uyumluluk ve lisanslama gerekliliklerini yerine getirmesini sağlar. Bu, satın alınan lisansların durumunu izlemeyi, gelecekteki ödemeleri veya yükseltmeleri planlamayı ve mevcut lisansların iyi bir şekilde kullanılmasını sağlamayı içerir.
• Bulut varlık yönetimi
Bu, bulut tabanlı varlıkların güvenli ve sağlam olmasını ve uyumluluk gereksinimlerine uygun olmasını sağlar. Bu süreç ayrıca verimliliği artırmak için buluttaki mevcut varlıkların optimize edilmesini de kapsar.
• Dijital varlık yönetimi
Dijital varlık yönetimi, işletmeyle ilgili verileri ve bilgileri denetler. Bu, kuruluş tarafından kullanılan fotoğraflar, videolar veya sesler gibi tüm medyaları da içerir.
• Mobil varlık yönetimi
Giderek daha fazla kuruluş çalışanlarına mobil cihazlar dağıttıkça, bu varlıkların izlenmesi ve iş hedefleriyle uyumlu bir şekilde kullanılması giderek daha önemli hale geliyor.
BT varlık yönetimi yaşam döngüsü
BT varlık yönetimi yaşam döngüsü, bir BT varlığının kuruluştaki faydalı ömrü boyunca ilerlerken geçtiği farklı aşamalardan oluşur. BT departmanlarının tüm önemli BT varlıklarının hesaba katılmasını sağlamak için yaptığı çeşitli faaliyetleri özetler. Harika bir BTAM stratejisi oluşturmak için, bu farklı yaşam döngüsü aşamalarını anlamak çok önemlidir.
1. Planlama
Bir BT varlığının yaşam döngüsünün tedarikle başladığını düşünmek anlaşılabilir, ancak aslında planlama aşaması etkili BT varlık yönetimi için önemli bir adımdır. Sisteme başka bir varlık eklemeden önce, neye, ne kadar ve neden ihtiyaç duyulduğunu belirlemek önemlidir. Bu, en baştan herhangi bir israfı ortadan kaldırmaya yardımcı olur, varlıkların net niyetlerle edinilmesini ve kuruluşun hedefleri ve öncelikleriyle uyumlu olmasını sağlar.
2. Tedarik
Bir varlığa ihtiyaç duyulduğunda, bu, varlığın edinildiği aşamadır. Elde ayrıntılı bir istek listesiyle, tedarik ekipleri tedarikçilere gider, uygun varlıkları bulur ve satın alımları müzakere eder.
Bu işlem tamamlandıktan ve varlık çıkarıldıktan sonra, yaşam döngüsü boyunca kolay takip için kaydedilebilir ve kuruluşun varlık veritabanına eklenebilir.
3. İşletme ve Bakım
Bu, dağıtılan varlığın amaçlanan amacı için kullanıldığı BT varlık yönetimi yaşam döngüsünün en uzun aşamasıdır. Burada varlık satın alımınızın yatırım getirisini görebilirsiniz. Performansı izleme, güncellemeler/yükseltmeler yapma ve varlığı onarma işlemlerinin hepsi bu aşamada gerçekleşir.
Kullanımını en üst düzeye çıkarmak ve varlık ömrünü uzatmak için, iyi çalışma düzeninde olduğundan emin olmak amacıyla rutin kontrollerin ve bakımların yapılması önemlidir.
4. Bertaraf
Ancak bir noktada, bir varlığı emekliye ayırmanız gereken bir zaman gelecektir. Bu, tipik aşınma ve yıpranma veya güncel olmayan sistemlerden kaynaklanabilir veya kuruluşunuzun çalışma şeklinin varlığa sığmadığını fark edersiniz.
İyi bir bertaraf sürecine sahip olmak, bir varlığın altyapınızdan kaldırılmasının operasyonlarınız üzerinde herhangi bir olumsuz etkiye neden olmamasını sağlar; örneğin uyumluluk riskleri çekmesini veya ilk önce yedeklenmesi gereken önemli bilgilerin kaybolmasını önler.
BT varlık yönetimi yaşam döngüsü, kuruluş içindeki BT varlıklarınızın zamanına ilişkin net bir yapı sunarak, israfı azaltabileceğiniz ve genel verimliliği artırabileceğiniz yerlerin tam bir görünümünü sağlar.
ITAM ile CMDB arasındaki fark nedir?
ITAM ve CMDB birbirine çok benzer görünüyor, özellikle de sıklıkla birbirleriyle ilişkilendirildikleri için. Ve sektördeki birçok kısaltmayla, ikisinin karıştırılması şaşırtıcı değil. Ancak örtüşmeler olabilse de, farklı uygulamaları ve işlevleri vardır.
ITAM (BT Varlık Yönetimi), tüm BT varlıklarını ve varlık yaşam döngüsünde nerede olduklarını takip eder. ITAM yaklaşımı genellikle organizasyonun finansal perspektifindendir. Sahip olma maliyeti, lisans son kullanma tarihleri ve garantilerin uzunluğu, ITAM’da ele alınan hususlardan sadece birkaçıdır.
CMDB (Yapılandırma Yönetimi Veritabanı), yapılandırma öğeleri (CI’ler) hakkında bilgi koleksiyonudur. Bir yapılandırma öğesi, bir BT hizmetini çalıştırmak ve sunmak için gerekli olan her şeydir. CMDB, BT hizmetlerinin günlük operasyonları için gerekli tüm bileşenlerin sorunsuz çalışmasını sağlama süreci olan Yapılandırma Yönetimi için kullanılan bir araçtır.
Tüm CI’lar varlık olarak kabul edilebilirken, tüm varlıklar CI değildir. Bu nedenle, bazı kuruluşlar BT varlık yönetiminin bir parçası olarak CMDB’leri kullanırken, diğerleri ITAM olmadan yapılandırma yönetimi uygular.
BT varlık yönetimi için en iyi uygulamalar
BT varlık yönetiminin sunduğu tüm avantajlardan yararlanmak için süreçlerinize dahil etmeniz gereken bazı temel uygulamalar vardır. Her şeyi ilk denemede mükemmel hale getirmekten çok, uzun vadede yönetim sürecinizi büyük ölçüde iyileştiren kademeli, sürdürülebilir değişiklikler yapmakla ilgilidir.
• Her şeyi bir kerede yapmayın
BT ekibinizi boğmanın kesin bir yolu, tek seferde eksiksiz bir BT varlık kaydı oluşturmaya çalışmaktır. Bir organizasyonun BT altyapısını oluşturan çok sayıda bileşenle, üstlenilmesi imkansız bir görev gibi görünebilir. Kritik varlıklarınızı belirleyerek ve en büyük olumlu etkiyi yaratabilecek süreçleri önceliklendirerek başlamaya odaklanmanız önemlidir.
• Yaşam döngüsünü takip edin
BTAM söz konusu olduğunda, basitlik en iyisidir. Varlık yaşam döngüsünü varlık yönetiminizin temeli olarak kullanmak, dahil olan görevleri anlamayı ve izlenmesi gerekenleri (örneğin, yazılım lisansları, bakım çizelgeleri vb.) izlemeyi kolaylaştırır.
• Tekrarlayan görevleri otomatikleştirin
Etkili BTAM için otomasyon doğru yoldur. Keşiften raporlamaya, tekrarlayan görevlerin otomatikleştirilmesi, BT ekibinizin zamanını daha karmaşık veya strateji odaklı faaliyetler için serbest bırakırken önemli süreçlerin tamamlanmasını sağlamaya yardımcı olur.
• Diğer ITIL süreçleriyle bağlantı kurun
BT varlık yönetimi, olay yönetimi , sorun yönetimi ve değişiklik yönetimi gibi diğer ITIL süreçlerinin etkili bir şekilde yürütülmesi için temel bilgiler sağlayabilir . Bu nedenle, ITAM stratejinizi planlarken diğer süreçleri akılda tutmak, sorunsuz BT hizmet yönetimine katkıda bulunabilir.
• Varlıkların emekliye ayrılması/elden çıkarılması için resmi bir süreç oluşturun
Varlıkların edinilmesi ve dağıtımı için planlamanın çok önemli olduğunu anlıyoruz, ancak emeklilik ve elden çıkarma da aynı miktarda ilgiyi görmelidir. Varlıkları devre dışı bırakma şeklinizi yapılandırmak, yalnızca kullanımınızı en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda hassas bilgiler içeren uygunsuz şekilde emekliye ayrılmış cihazlar nedeniyle oluşabilecek uyumluluk yükümlülüklerinden de sizi korur.
BT Varlık Yönetimi Sertifikaları ve Eğitimleri
BT ekibinizdeki üyelere ITAM’a özgü eğitim sunmak istiyorsanız, çevrimiçi ve şahsen çeşitli sertifikalar ve eğitim kursları mevcuttur. En popüler sertifika sağlayıcılarından biri Uluslararası BT Varlık Yöneticileri Derneği’dir (IAITAM) . 2002’de kurulan bu kuruluş, farklı roller, alanlar veya uzmanlık seviyeleri için çeşitli sertifika programları sunmaktadır.
- Sertifikalı Varlık Yönetimi Uzmanı (CAMP) – ITAM’ın en iyi uygulamalarını, ITAM’daki rolleri ve sorumlulukları, temel işlevsel alanları, KPA göstergelerini, stratejik konumlandırmayı ve ITAM’ın ITSM gibi diğer çerçevelere nasıl dahil edilebileceğini kapsar.
- Sertifikalı Donanım Varlık Yönetimi Uzmanı (CHAMP) – BT donanım varlıklarının yaşam döngüsünü ve bu varlıkları yönetmeye yönelik en iyi iş uygulamalarını kapsar.
- Sertifikalı Yazılım Varlık Yöneticisi (CSAM) – kuruluşların riskleri azaltmasını, hesap verebilirliği artırmasını ve tasarrufları ortaya çıkarmasını sağlayan yazılım varlık yönetiminin en iyi uygulamalarını kapsar.
- Sertifikalı BT Varlık Tasfiyesi (CITAD) – politika yönetimi, veri güvenliği ve muhafaza zinciri geçişinde en iyi uygulamaları kapsar.
- Sertifikalı Mobil Varlık Yönetimi (CMAM) – kuruluşta mobil cihaz kullanımına ilişkin personel, politikalar ve süreçler hakkında bilgi paylaşımı yaparak mobil cihaz yönetimi için en iyi uygulamaları kapsar.
- Sertifikalı BT Varlık Yöneticisi (CITAM ) – kuruluşların BT varlıklarının değerini en üst düzeye çıkarmalarına yardımcı olabilecek temel BTAM süreçlerini kapsar.
- Sertifikalı Varlık Yönetimi Güvenlik Uzmanı (CAMSE) – BT güvenliğiyle ilgili temel bilgileri ele alarak BTAM süreçlerinin bir kuruluşun güvenlik girişimlerine ve programlarına dahil edilmesine yardımcı olur.
BT varlık yönetimi araçlarında aranacak özellikler
Şimdiye kadar tartıştığımız farklı süreçlere ve en iyi uygulamalara dayanarak, BT varlık yönetimi araçlarının temel BTAM süreçlerini verimli bir şekilde yürütmede faydalı olduğu kesindir. Bağımsız bir BTAM çözümü veya eksiksiz bir entegre ITSM aracı tercihinizden bağımsız olarak, BT varlık yönetiminizi desteklemek için ideal olan bazı temel özellikler vardır.
• Entegre hizmet kataloğu
Tüketici tarzı bir hizmet kataloğu, son kullanıcıların varlıkları doğrudan talep etmelerini ve taleplerinin ilerleyişini kolayca takip etmelerini kolaylaştırır.
• Sürükle ve bırak iş akışları
Kolayca oluşturulabilen iş akışları, önemli faaliyetlerin gözden kaçırılmamasını ve varlıkların zamanında teslim edilmesini/dağıtımını sağlar.
• Görsel gösterge panelleri ve otomatik uyarılar
Donanım, yazılım, uyumluluk, güvenlik ve daha fazlası gibi varlıklarınızın farklı görünümlerini sağlayan panolarla tüm varlıklarınızı ve durumlarını tek bakışta takip edebilirsiniz. Otomatik uyarılar ayrıca gerçek zamanlı olarak bilgilendirilmenize yardımcı olur, bu da herhangi bir sorun ortaya çıktığı anda bunları hızla çözebileceğiniz anlamına gelir.
• Tek tıklamayla denetimler
Yazılım lisansları, sistem güncellemeleri vb. hakkında anında bir görünüm sağlayan basit denetim seçenekleri, manuel denetimlere olan ihtiyacı ortadan kaldırır. Bu, uyumluluk faaliyetlerinizi daha kolay ve daha hızlı yapmanızı sağlar.
• Ajan ve ajansız keşif
Ajanlı ve ajansız keşfin birleşimi, tüm varlıklarınızın (donanım, yazılım ve sanal) tam görünürlüğüne sahip olabileceğiniz anlamına gelir.
• Mobil uyumlu arayüz
ITAM aracınız esnek olmalı ve bu erişilebilirliği için de geçerlidir. Mobil bir uygulama veya mobil uyumlu bir arayüz, BT ekibinizin hareket halindeyken BT varlık bilgilerine erişmesini kolaylaştırır. Benzer şekilde, son kullanıcılar herhangi bir yerden ve herhangi bir zamanda varlıkla ilgili bir talebi kolayca kaydedebilir ve bu da dahil olan herkes için deneyimi iyileştirir.
ITAM ve ITSM’yi entegre etmek
ITAM ve ITSM’yi uygulamak bir organizasyona büyük değer sağlar. Ancak iki uygulamadan süreçleri, insanları ve teknolojileri uyumlu hale getirerek sağladıkları faydaları en üst düzeye çıkarabilirsiniz. Hiç de şaşırtıcı değil, çünkü farklı disiplinler olsa da her birindeki faaliyetler birbirleri üzerinde büyük bir etki yaratabilir. Peki, ikisini entegre etmenin temel faydaları nelerdir?
• Operasyonel siloları ortadan kaldırır
Önceki bir bölümde belirtildiği gibi, ITAM diğer ITIL süreçleriyle ilişkilidir. ITAM ve ITSM’yi entegre etmek siloları yıkmaya ve ikisi arasında daha işbirlikçi bir ilişki yaratmaya yardımcı olabilir ve bu da daha sorunsuz operasyonlarla sonuçlanır.
• Tekrarlanan çabaları ortadan kaldırır
Bu programların doğası gereği, çakışan etkinlikler olabilir. İkisini bir araya getirmek, tekrarlanan çabaları ortadan kaldırarak size zaman ve para kazandırır.
• Birbirlerinin zayıflıklarını örter
Bilgi paylaşımı ve ITAM ve ITSM ekiplerinin faaliyetlerinin bütünleştirilmesiyle, birbirlerinin zayıf yönleri güçlü yönleriyle tamamlanabilir.
• Daha verimli süreçlere olanak tanır
Altyapı ve veri paylaşımı yaparak her iki alana yönelik süreçleri daha etkin bir şekilde yürütebilirsiniz.
• Veri doğruluğunu garanti eder
Her iki disiplinden gelen bilgileri birleştirmek ve politikaları koordine etmek, verilerinizin bütünlüğünü iyileştirmeye yardımcı olur.
KAYNAK: Sami Musleh (2022 September 8) What is IT Asset Management? (ITAM).IFS Blog. https://blog.ifs.com/2022/09/it-asset-management
