- Mevcut Durumu Değerlendirin
- Vizyonunuzu İletişim Haline Getirin
- Değişim Yönetimi Stratejinizi Tanımlayın
- Ekibinizi Eğitin
- Sistemi Test Edin
- Ekibinizi Destekleyin
1. Mevcut Durumu Değerlendirin
Bir ERP güncellemesine başlamadan önce, mevcut durumunuzu anlamanız gerekir. Bu, mevcut ERP sisteminizi, performansınızı, işlevselliğini, uyumluluğunu ve sorunlu alanlarınızı gözden geçirmeyi içerir. Ayrıca, iş hedeflerinizi, gereksinimlerinizi, beklentilerinizi ve güncelleme için önceliklerinizi belirlemeniz gerekir. Detaylı bir değerlendirme yaparak, güncelleme projesi için net bir başlangıç noktası, gerçekçi bir kapsam ve uygulanabilir bir bütçe oluşturabilirsiniz.
2. Vizyonunuzu İletişim Haline Getirin
Güncelleme ile neyi başarmak istediğinizi net bir şekilde belirledikten sonra, bunu ekibinize ve diğer ilgililere iletmelisiniz. Güncellemenin neden gerekli olduğunu, getireceği faydaları, ortaya çıkaracağı zorlukları ve beraberinde getireceği rolleri ve sorumlulukları açıklamanız gerekir. Ayrıca geri bildirim almalı, endişeleri ele almalı ve güven ve katılım oluşturmalısınız. Vizyonunuzu ileterek, ekibinizi ve diğer ilgilileri güncelleme hedefleri ve beklentileriyle uyumlu hale getirebilirsiniz.
3. Değişim Yönetimi Stratejinizi Tanımlayın
Bir ERP güncellemesi sadece bir teknik proje değil, aynı zamanda bir değişim yönetimi projesidir. Bu, ekibinizin çalışma şeklini, kullandıkları araçları, erişim sağladıkları verileri ve takip ettikleri süreçleri değiştirmeyi içerir. Bu değişiklikleri etkin bir şekilde yönetmek için, aşağıdaki unsurları kapsayan bir değişim yönetimi stratejisi belirlemeniz gerekir: paydaş analizi, değişim etki analizi, değişime hazır olma değerlendirmesi, değişim iletişim planı, değişim eğitim planı ve değişim takviye planı. Değişim yönetim stratejinizi tanımlayarak, ekibinizi gelecek değişikliklere hazırlayabilir ve yeni ERP sistemine uyum sağlamalarına yardımcı olabilirsiniz.
4. Ekibinizi Eğitin
Ekibinizi, bir ERP güncellemesi için hazırlanmanın önemli bir parçası olan eğitimdir. Eğitim, ekibinizin yeni ERP sistemini kullanmak için gerekli becerileri, bilgileri ve güveni kazanmasına yardımcı olur. Eğitim ayrıca, güncellemenin iş süreçlerinde, veri akışlarında ve kullanıcı rollerinde meydana gelen değişiklikleri anlamalarına da yardımcı olur. Ekibinizi etkili bir şekilde eğitmek için aşağıdaki unsurları kapsayan bir eğitim planı tasarlamalısınız: eğitim hedefleri, eğitim yöntemleri, eğitim materyalleri, eğitim programı, eğitim teslimatı ve eğitim değerlendirmesi. Ekibinizi eğiterek, yeni ERP sistemini etkili ve verimli bir şekilde kullanmaya hazır olduklarından emin olabilirsiniz.
5. Sistemi Test Edin
Test etmek, ekibinizi bir ERP güncellemesine hazırlamanın diğer önemli bir parçasıdır. Test etme, yeni ERP sisteminin amaçlandığı gibi çalıştığını, gereksinimlerinizi karşıladığını ve mevcut sistemlerinizle entegre olduğunu doğrulamanıza yardımcı olur. Test etme ayrıca, güncelleme süreci sırasında ortaya çıkabilecek herhangi bir sorunu, hatayı veya boşluğu belirlemenize ve çözmenize yardımcı olur. Sisteminizi uygun bir şekilde test etmek için, işlevsel test, entegrasyon testi, performans testi, güvenlik testi ve kullanıcı kabul testi gibi çeşitli türlerde testler gerçekleştirmeniz gerekir. Sisteminizi test ederek, güvenilir, güvenli ve işlevsel olduğundan emin olabilirsiniz.
6. Ekibinizi Destekleyin
Son olarak, ERP güncellemesi sırasında ve sonrasında ekibinizi desteklemeniz gerekmektedir. Ekibinizi desteklemek, onlara güncelleme süreci ve yeni ERP sistemiyle başa çıkmaları için gerekli kaynakları, rehberliği ve yardımı sağlamayı içerir. Ekibinizi desteklemek ayrıca, performanslarını, geri bildirimlerini ve memnuniyetlerini izlemek ve sahip olabilecekleri herhangi bir sorunu, problemi veya endişeyi ele almak anlamına gelir. Ekibinizi etkili bir şekilde desteklemek için, aşağıdaki unsurları kapsayan bir destek planı oluşturmanız gerekir: destek kanalları, destek rolleri, destek kaynakları, destek ölçütleri ve destek geri bildirimi. Ekibinizi destekleyerek, herhangi bir zorluğun üstesinden gelmelerine, üretkenliklerini artırmalarına ve deneyimlerini geliştirmelerine yardımcı olabilirsiniz.
KAYNAK: https://www.linkedin.com/advice/3/how-can-you-prepare-your-team-erp-upgrade-evvje?trk=cah1
